Se hai a che fare con molti documenti e carte, è molto probabile che tu abbia pile di carta qua e là intorno al tuo spazio di lavoro. Forse hai alcuni documenti importanti a cui sai di doverti aggrappare o un articolo che non sei mai riuscito a leggere. Potresti anche avere fatture, lettere o altre informazioni che non vuoi buttare ma non sei sicuro di cosa farne. Qualunque sia la ragione, questi documenti finiscono sulla tua scrivania e continuano a crescere fino a diventare un disordine disorganizzato.

Anche le persone più organizzate possono comunque ritrovarsi con pile di carta che possono trasformarsi rapidamente in disordine. Poiché avere uno spazio di lavoro disordinato può rendere più difficile la concentrazione e può persino diventare una distrazione, è fondamentale che impari come affrontare il problema prima che diventi decisamente opprimente. Per ottenere ciò, dovrai conquistare la pila di carta un passo alla volta.

Il tuo obiettivo dovrebbe essere quello di archiviare i documenti importanti e sbarazzarti di quelli inutili che occupano solo spazio. Per impostare un sistema di archiviazione per i tuoi documenti e informazioni, utilizza i seguenti passaggi per guidarti:

  • Inizia dividendo le pile di carta in diverse sezioni. Puoi affrontare una piccola pila di documenti ogni giorno quando hai un po ‘di tempo libero in modo che il compito non si senta travolgente.

  • Passa attraverso ogni foglio nella risma. Separa i documenti in diverse categorie. Ad esempio, potresti raggruppare i documenti per molto importante, alquanto utile o spazzatura. Da lì, puoi dividere ulteriormente i documenti a seconda del contenuto effettivo. Questo ti aiuterà ad archiviare i documenti nelle cartelle appropriate.

  • Sbarazzati di tutti i documenti che hai raggruppato come spazzatura. Distruggi documenti con informazioni personali e ricicla questa pila in modo che non sia di mezzo.

  • Imposta cartelle di file in un cassetto, una scatola, uno scaffale o uno schedario. Questa sarà la posizione centrale in cui conserverai i tuoi documenti in modo ordinato.

  • Metti insieme documenti simili in una cartella e mettili via. Etichetta le cartelle per aiutarti a trovare più facilmente i documenti di cui hai bisogno in seguito.

Archiviare i tuoi documenti è un modo semplice e veloce per assicurarti di essere in grado di trovare i documenti di cui hai bisogno. Questo sistema aiuterà anche a ridurre o eliminare la quantità di carta che lasci sulla scrivania per ingombrare lo spazio di lavoro. Archiviando i documenti, puoi migliorare l’aspetto generale del tuo spazio di lavoro.