I servizi di archiviazione sono un settore di nicchia che può aiutare a fornire un servizio vitale per quasi tutte le aziende immaginabili. Tra la varietà di servizi che possono fornire, questi servizi sono in grado di entrare e creare un servizio completo di archiviazione in loco per la tua azienda, archiviare vecchi documenti, smaltire vecchi documenti e molti altri tipi di servizi.

Poiché esiste una così ampia varietà di servizi diversi disponibili attraverso queste attività, il problema sta nel prendere una decisione su quale utilizzare. Ecco alcuni argomenti che devi tenere a mente quando decidi un servizio di archiviazione per la tua azienda. Ciascuno di questi argomenti si concentrerà su un aspetto diverso del settore che è necessario considerare e tenere a mente quando si intervista il servizio.

Comunicazione. * Quando intervisti il ​​tuo potenziale servizio di archiviazione, tieni presente quanto è facile entrare in contatto con quel servizio. Hanno uno staff di servizio 24 ore su 24, sette giorni su sette con cui puoi metterti in contatto in caso di domande? Quanto sarà accessibile il tuo rappresentante dell’assistenza? Con quale probabilità il rappresentante dell’azienda comunicherà con te in caso di problemi da parte loro?

Opzioni. * Quali sono le diverse opzioni offerte da questa azienda?

Verranno sul tuo sito e aiuteranno effettivamente a organizzare il tuo sistema di archiviazione? Offrono la possibilità di archiviare i tuoi documenti in un luogo fisico? Forniscono un modo per accedere ai file digitalmente? Per quanto tempo manterranno i tuoi documenti per te? Il servizio offre un mezzo per distruggere in modo sicuro e riservato i documenti che non sono più necessari?

Reputazione. * Qual è la reputazione dell’azienda che stai considerando di utilizzare? Chiama alcuni dei loro clienti se queste informazioni sono pubbliche e chiedi loro cosa ne pensano. Inoltre, controlla con il tuo Better Business Bureau locale per vedere se ci sono reclami e che tipo di reclami hanno contro l’azienda.

Strutture. * L’azienda dispone di una struttura centralizzata che utilizza? O convertono tutti i documenti in un formato digitale? Se convertono tutti i documenti in un formato digitale, cosa fanno con gli originali? Se esiste una struttura centralizzata, è quella a cui puoi accedere quando ne hai bisogno?

Sicurezza. * Che tipo di funzionalità di sicurezza offre l’azienda?

Dopo tutto, questi sono i tuoi documenti e documenti di cui stiamo parlando.

Costo. * Qual è il costo generale del servizio? Fatturano mensilmente o annualmente? Il costo vale i servizi offerti?