Che tu sia in ufficio, a scuola oa casa, a un certo punto della tua vita dovrai archiviare documenti, estratti conto, conti e altri elementi. Spesso questa abilità entrerà in gioco più volte al giorno. In quanto tale, non si può davvero sottolineare quanto possa essere davvero importante trovare soluzioni di archiviazione praticabili. In effetti, è sempre una buona idea essere in grado di trovare diverse soluzioni di archiviazione per un dato problema.

In questo modo hai la flessibilità che spesso è necessaria per crescere ed espandersi sul posto di lavoro, oltre a trovare spazio extra in casa.

Se non conosci i sistemi di archiviazione, ecco un elenco dei tipi più comuni, oltre a una breve descrizione di come vengono utilizzati.

Alfabetico*. Lo stesso sistema utilizzato per gli elenchi telefonici. Se si dispone di un database di archiviazione di grandi dimensioni, sarà necessario consentire al programma di eseguire l’ordinamento poiché può diventare noioso se deve essere organizzato su criteri diversi come nome, compleanno, occupazione, ecc.

Archiviazione numerica. * Velocizza la ricerca di un file. Attenzione però, se non si dispone del numero di file corretto, potrebbe essere necessario più tempo per trovare il file memorizzato su un secondo criterio. Il lato positivo è che garantisce un certo grado di riservatezza in quanto puoi vedere il nome del proprietario del record solo una volta aperto il file.

Geografico. * Ordina i file in base al paese, alla città, al codice postale, ecc. Questo è l’ideale per le agenzie di viaggio.

Soggetto. * Dipende da quanti soggetti e sotto-soggetti hai.

Troppi argomenti possono richiedere più tempo per essere individuati se non si è completamente informati sui diversi dipartimenti e sotto-dipartimenti dell’azienda. Questo è un sistema difficile da creare e da mantenere in quanto gli argomenti devono essere descrittivi se si desidera trovare rapidamente un file.

Cronologico*. È ordinato per data ed è ideale per estratti conto, controllo di ordini e consegne, ecc. Non consigliato per i file dei clienti.

Codificazione del colore*. È popolare per identificare immediatamente gruppi di file. Rosso per alta priorità, verde per clienti regolari, blu per file in sospeso, ecc. Assicurati di utilizzare la stampante giusta se stai utilizzando questa particolare soluzione di archiviazione. La ragione di ciò è piuttosto semplice in quanto la stampa a colori è spesso piuttosto costosa. Usando saggiamente solo pochi colori, puoi risparmiare denaro e inchiostro della stampante. Tieni presente che mentre le stampanti a getto d’inchiostro sono più economiche, sono più pesanti sull’inchiostro (e quindi più costose a lungo termine). Le stampanti laser sono al contrario più costose in anticipo, ma richiedono meno inchiostro e quindi faranno durare più a lungo ciò che si utilizza.