Anche se ci sono tutti i tipi di record e possono essere disponibili in una varietà di formati diversi, ci saranno alcune regole generali che si applicheranno a ciascuno di essi. In quanto tale, è importante che tu prenda del tempo per decidere il sistema di archiviazione che meglio soddisfa le tue esigenze, prima di iniziare a organizzare i tuoi record. Di seguito sono riportate alcune brevi descrizioni sui diversi tipi di sistemi di archiviazione tra cui è possibile scegliere e una rapida definizione di ciascuno.

Alfabetico*. Organizza nomi o soggetti in base alle lettere dell’alfabeto.

Alfanumerico *. Memorizza i file in ordine alfabetico e numerico.

Archiviazione in base agli argomenti. * Vengono utilizzati per un numero limitato di file. Numerosi argomenti presto pongono problemi poiché sarà necessario un sistema di indicizzazione per trovare i file.

Sistemi geografici. * È possibile utilizzare un paese come cartella di livello superiore, città per la prima sottocategoria e hotel come terzo gruppo nella gerarchia.

Classificazioni numeriche. * Usa numeri per organizzare i file. I sistemi numerici diretti numerano i file consecutivamente in sequenza. Sebbene i sistemi di archiviazione numerici diretti siano semplici da utilizzare ed espandere, possono causare problemi poiché l’utente dovrà conoscere il numero preciso del file che desidera recuperare.

Sistemi cronologici. * Organizza i file per data. La corrispondenza è comunemente organizzata utilizzando un sistema cronologico. Ad esempio, un file denominato “nancy20100522” fornisce il nome della persona e la data della corrispondenza. Tale file potrebbe essere archiviato in una sottocartella denominata client_ payments.

Ma come determinare quale sistema è giusto per il tuo ufficio? Per determinare quale sistema è adatto per i record di un ufficio, è necessario rispondere a quattro domande. Queste domande sono elencate di seguito, così come una breve spiegazione della domanda. La risposta per ogni domanda sta a te.

Come vengono utilizzati o recuperati i record? * I tipi di record e il metodo usuale di recupero possono determinare il sistema di archiviazione.

Quanti record hai? * Se ci sono record limitati, di solito puoi utilizzare un sistema di archiviazione alfabetico. Grandi volumi di record di solito richiedono sistemi numerici o alfanumerici.

Quanto è grande l’ufficio o l’agenzia? * Le grandi agenzie, in particolare quelle con più filiali, possono utilizzare un sistema di archiviazione centrale alfanumerico per assicurare pratiche di archiviazione coerenti in tutta l’agenzia.

Le agenzie più grandi hanno più persone che archiviano e recuperano i record, il che significa che sarà necessario un sistema logico e costante per un recupero facile e veloce.

Chi utilizza i record? * Quando si sceglie un sistema di archiviazione, è necessario tenere in considerazione le esigenze delle persone che archiviano e recuperano i record. Insieme a questo requisito, i file devono essere denominati in modo logico per evitare confusione.