Sebbene la segreteria telefonica e le segreterie telefoniche siano carine, molte volte ci troviamo di fronte alla responsabilità di ricevere un messaggio e di doverlo consegnare noi stessi. Spesso, quando ciò accade, crediamo che saremo in grado di ricordare tutto senza alcun problema e di trasmettere il messaggio corretto alla persona giusta senza ritardi. Bene, come può dirti qualsiasi bambino che abbia mai giocato al gioco “telefono”, purtroppo non è così.

Cosa può fare una persona per assicurarsi di aver preso tutte le informazioni importanti in un messaggio, che arrivi alla persona giusta, il tutto assicurandosi che le informazioni non vadano perse? Fortunatamente, la risposta a questa domanda è semplice e può essere applicata allo stesso modo a un ambiente personale o lavorativo. Questa risposta è attraverso l’uso di blocchi di messaggi.

I blocchi messaggi possono essere acquistati in qualsiasi negozio di forniture per ufficio e sono relativamente economici. Quando scegli il pad dei messaggi che intendi utilizzare, però, ci sono solo alcune caratteristiche che vorrai tenere a mente e assicurarti che il tuo pad abbia quando prendi la decisione finale. Quindi, quando scegli il nostro message pad, usa questa semplice lista di controllo e avrai tutte le basi coperte e quindi sarai sulla buona strada per avere un sistema di consegna dei messaggi ben organizzato. Questi possono sembrare un po ‘semplicistici, ma tieni presente che questi sono i principi fondamentali.

Messaggio per. * Ovviamente, avrai bisogno di qualcosa che elenchi a chi è rivolto il messaggio. Quando prendi il messaggio, devi assicurarti di sapere a chi sei per consegnare il messaggio, altrimenti renderà l’intero processo di consegna del messaggio un po ‘difficile.

Messaggio da. * Una delle parti più basilari della ricezione del messaggio, è meglio che questa sia sul blocco altrimenti non ha molto senso accettare il messaggio. Si tratta di informazioni necessarie che consentiranno al destinatario del messaggio di rispondere alla chiamata o di eseguire altre azioni che potrebbero essere richieste.

Messaggio. * Questa sarà la parte principale della nota; non deve essere estremamente dettagliato o eccezionalmente lungo, ma deve coprire i punti principali di ciò che il chiamante vuole trasmettere. Pertanto, devi assicurarti che il tuo pad abbia almeno un’area per annotarlo.

Data / Ora. * Il pad dei messaggi deve avere un’area che ti consenta di annotare la data e l’ora in cui è arrivata la chiamata. In questo modo il destinatario del messaggio saprà esattamente quando e a che ora è arrivata la telefonata .

Azione da intraprendere. * Questa è una parte abbastanza semplice del pad del messaggio che può consentire alla persona che riceve il messaggio di sapere cosa ci si aspetta da loro. Ciò consentirà al destinatario di sapere se è tenuto a richiamare o se qualcun altro