È praticamente impossibile sottolineare eccessivamente l’importanza di mantenere organizzata la propria documentazione personale. Non solo vuoi essere in grado di trovare documenti di cui potresti aver bisogno in seguito, ma vuoi anche sapere dove sono i tuoi documenti in modo che le tue informazioni non cadano nelle mani di persone di cui non ti fideresti mai .

Il modo migliore per prendersi cura dei propri documenti personali è archiviarli utilizzando una sorta di, beh, sistema di archiviazione. Sfortunatamente, prima di poter effettivamente sfruttare qualsiasi sistema per archiviare i tuoi documenti, devi sederti, esaminare e separare quei documenti. Questo processo di separazione dei documenti è il vero processo organizzativo.

Esistono diversi modi per organizzare il lavoro di ufficio e, in ultima analisi, sarà una questione di gusto personale. Personalmente, direi che segui il seguente metodo per separare le tue informazioni in diverse categorie.

Informazione personale*. Questa categoria è piuttosto autoesplicativa, poiché questa è la pila di tutte le scartoffie che riguardano direttamente te. In questa pila dovrai mettere direttamente tutto ciò che riguarda te (o altri nella tua famiglia). Informazioni come carte di previdenza sociale, certificati di nascita, informazioni mediche, documenti di vaccinazione, passaporti o documenti di identità e informazioni sulla scuola dovrebbero essere tutte raccolte in questa pila.

Informazioni sull’automobile. * Inserisci in questa categoria tutte le informazioni relative ai tuoi veicoli. Raccogli il titolo, la polizza assicurativa e la registrazione in un unico posto e fai una copia di tutte queste informazioni.

Informazioni finanziarie. * In questo file dovrebbe essere inserita una copia di tutte le buste paga, bollette, estratti conto bancari, portafoglio investimenti, ecc. In questo modo sarai in grado di avere a portata di mano tutti gli aspetti della tua attuale situazione finanziaria. Saresti sorpreso di quanto spesso avrai bisogno di porzioni diverse di queste informazioni durante l’anno.

Informazioni fiscali. * Dovresti davvero conservare tutte le informazioni fiscali degli ultimi sette anni. L’IRS può solo tornare indietro così lontano e, se mai dovessi passare attraverso un audit, avrai le informazioni a portata di mano.

Fondamentalmente, vuoi conservare le tue dichiarazioni dei redditi, W-2, estratti conto e così via. In breve, dovresti conservare tutto ciò che usi quando dichiari le tue tasse, non solo le tue dichiarazioni dei redditi.

Informazioni sulla casa. * Nella pila delle informazioni sulla tua casa dovresti mettere tutto ciò che riguarda la tua casa, ovviamente. Ciò che potrebbe non essere ovvio è che dovresti mettere qui letteralmente qualcosa che ha a che fare con la tua casa. Ciò significa che non solo si effettuano contratti di affitto o mutuo, ma anche eventuali polizze assicurative sulla casa, informazioni sulla garanzia, manuali del proprietario e così via.

Mentre stai classificando le tue informazioni, tieni presente che dovrai anche impostare un sistema di archiviazione. Mentre lo fai, pensa a come ciascuno degli argomenti e dei materiali informativi sopra elencati sono argomenti e sotto-argomenti già pronti.