Sono disponibili molti suggerimenti per organizzare i file del computer. Ciò che può essere adatto a una persona potrebbe non essere adatto a te. Per la maggior parte delle persone è estremamente facile finire per creare molti file nello spazio di un anno.

Il problema sta nel poter gestire facilmente quei file e cartelle di lavoro.

Pensa. * Prima di inserire un nome su un file, pensa a quanto sarà riconoscibile per te quel titolo diversi mesi o anni dopo. Ricorderai cosa hai nel file per titolo? L’etichettatura dei file con titoli definibili ti aiuterà a etichettare altri file del computer.

Titolo. * Assegna logicamente un titolo alle cartelle. Crea sottocartelle all’interno delle cartelle delle categorie più grandi, assicurandoti di fornire titoli logici che ti ricordino il contenuto del file prima di aprirlo. Se mantieni un budget domestico sul tuo computer, inserire il mese e l’anno completo nel nome del file ti aiuterà a ricordare quando è stato creato il file. Un esempio di ciò potrebbe essere la creazione di sottocartelle per i budget o le spese domestiche all’interno della cartella della categoria più grande di “Finanze”. È possibile creare una sottocartella per il budget per costruire il tuo nuovo mazzo o lavoro di paesaggio che speri di aver fatto nel tuo cortile. Un’altra sottocartella può identificare la spesa per l’auto o il budget del college per tuo figlio che risiede in un college fuori dalla tua zona di residenza.

Posizione. * Posiziona i file del computer di uso comune nella cartella di un preferito. Assegna un nome alla cartella con un nome di categoria. Tutti i documenti nella cartella della categoria possono essere suddivisi in sottocartelle per definire ulteriormente i contenuti. Dopo aver accumulato troppi file per la tua categoria, dividi il file del computer in un’altra cartella con il nome della categoria e una nuova data. La categoria della data identificherà il file e la data di creazione dei documenti. Posizionare i file utilizzati quotidianamente in una posizione rapidamente riconoscibile può rendere la ricerca delle informazioni meno dispendiosa in termini di tempo in seguito.

Foto. * Quando si archiviano foto o immagini, dedicare del tempo a dare un nome all’immagine.

Inserisci un mese, un anno o un nome di località sull’immagine. La ricerca delle foto delle tue vacanze preferite può far ricordare momenti memorabili quando le foto sono ben organizzate.

Spazio. * Considera lo spazio disponibile su disco che hai sul disco rigido del tuo computer. Sei limitato alla quantità di dati che puoi aggiungere al tuo sistema? Salvare i vecchi dati su una memory stick o un CD scrivibile può liberare spazio prezioso su disco nel sistema del computer. Mantenere organizzati i dati sulla memory stick o sul CD scrivibile semplificherà il recupero successivo delle informazioni memorizzate.

Siti Web. * Utilizza le sottocartelle nella directory del browser Web per organizzare i tuoi siti Web preferiti. Mantenere aggiornato il browser Web eliminerà i vecchi collegamenti a siti Web che non funzionano.

Se usi un computer quotidianamente o se usi il computer occasionalmente, mantenere i file organizzati renderà meno frustrante la navigazione nel tuo computer. In una società che dipende dall’accesso rapido alle risorse, la gestione dei file in modo efficace fornirà meno disordine e maggiore efficienza.