Organizzare i documenti, sebbene sia un compito abbastanza facile, è qualcosa che richiederà del tempo. Quindi, prima di iniziare, assicurati di riservare abbastanza tempo per essere in grado di svolgere correttamente il lavoro. Segui queste semplici istruzioni passo passo e non avrai problemi a riportare sotto controllo i tuoi documenti furiosi.

  1. Raccogliere. Inizia a organizzarti raccogliendo tutti i documenti, carte e lettere di cui potresti aver bisogno organizzati in un unico luogo. Dopotutto, sarà molto più facile organizzare i tuoi documenti se sono tutti in una stanza dove li hai prontamente a portata di mano. Dopo aver raccolto la documentazione, procurati un bidone della spazzatura o alcuni sacchi della spazzatura in modo da poter scartare tutti i documenti che non ti servono più.

  2. Separato. Esamina tutti i tuoi documenti e separali in pile e raggruppamenti distinti per l’archiviazione successiva. Per i documenti aziendali, è bene tenere separate cose come la dichiarazione dei redditi dalle bollette mensili, dai salari e così via. La documentazione familiare può essere suddivisa in pile diverse a seconda della persona e dell’importanza della documentazione. Un esempio potrebbe essere quello di avere tutti i certificati di nascita in una pila, i passaporti in un’altra e le lettere che desideri conservare in un’altra. Sebbene questi siano solo suggerimenti, il modo migliore per separare i documenti è utilizzare qualsiasi metodo abbia più senso per te.

  3. Scartare. Mentre esamini i tuoi documenti, presta particolare attenzione a ciò che potrebbe essere estraneo o non necessario. Tutto ciò di cui non hai bisogno dovrebbe essere gettato via. Se ne hai uno a portata di mano, dovresti utilizzare un trituratore per smaltire correttamente tutte le informazioni sensibili, come le dichiarazioni dei redditi più vecchie di sette anni o le patenti di guida scadute.

  4. Sistema. È ora di iniziare a implementare effettivamente il sistema. Esistono tutti i tipi di diversi sistemi di archiviazione tra cui scegliere. Una delle cose che devi assolutamente avere è uno schedario in modo da archiviare i tuoi documenti. Alcuni esempi di sistemi che puoi usare per organizzare i tuoi documenti potrebbero essere ordinare tutto in ordine alfabetico per argomento, o per persona, o anche cronologicamente. Una forte raccomandazione è quella di conservare tutti i documenti vitali (come certificati di nascita, atti o passaporti) in una cassaforte o in una cassetta di sicurezza ignifuga.

  5. Mantenere. Una volta avviato il sistema organizzativo, è necessario mantenerlo. Se non lo fai, ti ritroverai a dover ripetere il processo di nuovo in pochi mesi.