Hai mai notato come l’email sia diventata un po ‘una benedizione mista?

Sebbene la posta elettronica possa essere di grande aiuto sia per l’azienda che per la famiglia, può anche diventare rapidamente un disastro travolgente di cui sembra impossibile ottenere il controllo. Organizzare la posta elettronica è uno dei modi migliori per tenere sotto controllo questa caotica benedizione mista. Sorprendentemente è davvero facile da fare, tutto ciò che devi fare è seguire queste poche semplici linee guida e avrai un sistema di posta elettronica perfettamente funzionante e completamente organizzato.

Inizia subito. * Il problema più grande con l’organizzazione della posta elettronica è che tutti dicono sempre “Ci arrivo più tardi”. Sebbene del tutto comprensibile, questa è forse la cosa peggiore che puoi fare, poiché l’email continuerà semplicemente ad accumularsi nella tua casella di posta mentre aspetti di “farci un giro”. Cominciando subito a organizzare la tua posta elettronica, o almeno non appena deciderai di farlo, ridurrai la quantità di lavoro che dovrai fare in seguito.

Crea caselle o cartelle separate. * Indipendentemente dal tipo di sistema di posta elettronica che utilizzi (potrebbe essere _Outlook, G-Mail, _ o _Y-Mail! _), Avrai la possibilità di creare caselle separate o cartelle in cui separare la posta elettronica. Un modo per vederlo è pensare al tuo account di posta elettronica come a uno schedario con cassetti separati. Etichetta i cassetti separati con nomi come Lavoro, Personale o Legale. All’interno di ciascuno di questi “cassetti” puoi creare file separati, che puoi continuare a scomporre per essere il più specifici che potresti desiderare.

Crea regole. * Indipendentemente dal tipo di sistema di posta elettronica che utilizzi, avrai la possibilità di creare regole di ordinamento automatico. Questi ordinamenti automatici sono chiamati con nomi come “regole” o “filtri” a seconda del sistema che stai utilizzando e possono essere di grande aiuto per organizzare la tua posta. Creando una semplice regola, puoi fare in modo che il tuo sistema di posta elettronica invii automaticamente un’e-mail al file appropriato per te, lasciando tutto organizzato correttamente.

Mantieni e aggiorna i tuoi metodi. * Tutto cambia nel tempo e il tuo sistema di posta elettronica non è diverso. Ciò significa che dovresti dedicare del tempo alla manutenzione e all’aggiornamento dei metodi che hai implementato. In media, una volta al mese sarà generalmente tutto il tempo che è necessario spendere per mantenere aggiornato il sistema. Controlla il tuo sistema e vedi se stai ancora usando regole particolari, hai ancora bisogno di certe email e così via. Se non lo fai, archivia quelle regole o email.