Spesso le persone pensano che organizzare archivi cartacei sia un compito da temere. Dopotutto, chi vuole davvero essere rinchiuso a smistare noiosi vecchi documenti di cui non hai più bisogno. Cioè, fino al giorno in cui hanno bisogno di trovare il certificato di nascita di Junior e non riescono a ricordare l’ultimo posto in cui l’hanno visto. Bene, invece di aspettare fino all’ultimo minuto e di essere stressato e in preda al panico perché non riesci a trovare esattamente quello che stai cercando subito, prenditi del tempo per organizzare i tuoi file cartacei. Scoprirai che è sorprendentemente facile.

Metti da parte del tempo. * L’organizzazione degli archivi cartacei richiederà del tempo. In effetti, spesso ci vorrà molto tempo. Per essere sicuro di portare a termine il lavoro bene la prima volta e di non perdere nulla, assicurati di dedicare diverse ore in un fine settimana, o anche l’intero fine settimana, in cui non fai altro che organizzare. In questo modo non avrai la stessa probabilità di dover interrompere ciò che stai facendo e perdere il filo dei pensieri e dimenticare dove hai messo quella licenza di matrimonio.

Procurati le provviste adeguate. * Uno degli elementi chiave per organizzare gli archivi cartacei è avere effettivamente le provviste adeguate. In questo caso questo di solito significa cose come cartelle, punti metallici, graffette, etichette e un qualche tipo di dispositivo di archiviazione come uno schedario. La creazione di una copia digitale dei file cartacei sta diventando sempre più popolare, se non altro per facilità di accesso e dimensioni. Se stai pensando di farlo, dovrai anche procurarti un computer e uno scanner.

Crea un sistema. * Organizzare i tuoi file cartacei significa che devi creare un sistema di archiviazione. Sebbene a tutti possa piacere che il loro sistema sia utilizzabile da tutti gli altri, c’è davvero solo una persona che ha davvero bisogno di sapere come usarlo, e sei tu. Qualunque sistema tu decida, purché tu sappia come usarlo, funzionerà perfettamente. Un’idea è quella di creare una grande cartella “argomenti”, con cartelle “sottoargomento” più piccole incluse al suo interno. Ad esempio, puoi creare una cartella o uno scaffale in un armadietto di archiviazione, che dice Informazioni finanziarie e cartelle più piccole suddivise in base alle persone della tua famiglia, e ancora di più per anno e mese.

Mantieni il sistema. * Dopo aver ordinato tutte le tue informazioni e implementato il sistema che hai sviluppato, devi mantenerlo. Senza un’adeguata manutenzione correrai il rischio di perdere i tuoi file cartacei e per lo meno di avere un pasticcio che deve essere riorganizzato. Salva te stesso dalla seccatura a lungo termine facendo il lavoro mentre procedi.