L’organizzazione delle ricevute è uno strumento importante non solo per comprendere le finanze degli uffici, ma per tutto il lavoro finanziario in generale. Dopo tutto, quale modo migliore per sapere dove vanno a finire i tuoi soldi? Tuttavia, se non ti prendi il tempo per sederti e organizzare le tue ricevute, avrai un enorme casino sia finanziariamente che fisicamente. Per ottenere il miglior effetto possibile dalle tue ricevute, dovresti iniziare a organizzare le ricevute in due modi distinti. Il primo modo è istituire un sistema cartaceo fisico; il secondo è utilizzando un sistema elettronico. Questi due sistemi sono descritti in dettaglio qui.

Sistema cartaceo.

Inizia a organizzare le tue ricevute istituendo un file system sospeso. Prendi tre cartelle sospese e etichettale Mese corrente, Mese scorso e Archivi. A lato di ciascuna di queste cartelle grandi, posizionane alcune più piccole che puoi etichettare in base alla categoria. Ad esempio, puoi avere argomenti per cibo, gas, alloggio, intrattenimento e così via. Quando torni a casa, metti ogni ricevuta nella cartella appropriata. Quando inserisci i dati delle ricevute nel tuo sistema elettronico, apponi un piccolo segno di spunta su di esso in modo da non confonderti.

Almeno una volta al mese, di solito quando inizi a pianificare il budget del mese successivo, inserisci i dati delle ricevute nel tuo sistema elettronico.

Dopo aver bilanciato il tuo libretto degli assegni e pianificato il budget del mese successivo, sposta semplicemente la cartella Mese corrente nella posizione: Ultimo mese, quindi la cartella Ultimo mese precedente può essere inserita negli archivi. Tieni le cartelle degli archivi e usale per aiutarti con le tue tasse. Se hai domande su eventuali spese, in questo modo puoi fare riferimento alla ricevuta fisica e ottenere qualche chiarimento.

Sistema elettronico.

Programmi per computer come Excel e Quicken sono cose meravigliose da usare per un sistema di organizzazione di ricevute elettroniche. In genere, vorrai impostare il tuo sistema elettronico in modo da poter tenere traccia delle tue spese e ricevute. Ad esempio, dovresti separare le tue spese in tre sezioni e creare anche un’altra sezione per le tue entrate. Le tre sezioni di spesa dovrebbero essere impostate con le intestazioni di Fissa, Variabile e Semi-variabile.

Nelle tre sezioni è necessario inserire le informazioni pertinenti a ciascuna categoria. Ad esempio, puoi inserire le rate del mutuo e dell’auto nella sezione Fisso; i costi di cibo e gas andranno nella sezione Variabile; voci come bollette del telefono e bollette dell’elettricità, che possono cambiare di mese in mese (anche se di solito non molto) andranno nella sezione Semi-variabile. In questo modo potrai determinare rapidamente e facilmente qual è l’importo medio che paghi ogni mese e stabilire un budget rapido. Confronta queste cifre con ciò che inserisci nella cartella delle entrate e non avrai problemi a capire dove ti trovi finanziariamente.