Hai mai notato quanto siano stressate alcune persone nell’organizzare una riunione? Per qualche ragione, quando molte persone sentono che sono responsabili di una riunione imminente, ne deriva il panico. Organizzare una riunione non deve essere così difficile, o nemmeno lontanamente simile a indurre il panico come molti pensano che sia. Se ti ritrovi a occuparti di una riunione imminente, invece di farti prendere dal panico, utilizza queste linee guida per assicurarti di organizzare la riunione nel modo giusto. Mentre esamini le linee guida, noterai che la stragrande maggioranza di esse non è altro che buon senso.

Chi ha bisogno di essere presente? Fai un elenco di chi deve essere presente alla riunione, così come di tutti gli assistenti che potrebbero avere. Inizia a creare questo elenco un paio di settimane (se possibile) prima della riunione. Ciò ti consentirà di avere tempo sufficiente per assicurarti che tutti coloro che devono essere presenti alla riunione saranno presenti, oltre a consentirti di riprogrammare la riunione se le persone chiave non possono essere presenti. Di cosa si parlerà durante la riunione? Quando hai delle riunioni, di solito ci deve essere un motivo per questo. Decidi quale sarà l’argomento principale della riunione e il contributo di ciascuna persona alla riunione. Chiunque contribuisca alla riunione, deve sapere di cosa è responsabile il prima possibile in modo che possa prepararsi. Quando si terrà la riunione? Scegli una data tra un paio di settimane e sceglila come orario di incontro provvisorio. Questo ti darà abbastanza tempo per entrare in contatto con tutte le persone coinvolte e lasciare che cancellino i loro programmi. Nel caso in cui le persone principali non siano in grado di partecipare in quel momento, questo ti permetterà anche di scegliere un altro momento per il tuo incontro. Dove si terrà la riunione? Quando guardi dove stai andando ad avere la tua riunione, decidi un luogo che sarà reciprocamente accettabile per tutte le persone coinvolte. Scegli un luogo che disponga delle risorse, della sala e dell’atmosfera che stai cercando nella riunione, quindi prenotalo per l’orario della riunione. Conferma con tutti (e il loro assistente). Una volta risolti tutti gli altri fattori principali, conferma con tutti che parteciperanno. Non confermate solo con le principali persone che partecipano all’incontro, ma anche con i loro assistenti. Questo funzionerà come una ridondanza di sicurezza e limiterà la possibilità di errori di comunicazione. **