Pile di documenti, carte e altri file sono una vista comune in molti ambienti di lavoro. Può diventare una soluzione semplice posizionare semplicemente i fogli in cima a una pila se non sei sicuro di cosa farne, o se semplicemente non hai tempo per occupartene al momento. Sfortunatamente, questo non è solo un modo sgradevole per conservare i tuoi documenti, ma può anche causare problemi quando non riesci a trovare un documento importante specifico perché è sepolto in una pila sulla tua scrivania.

Anche se non vedi questi cumuli in crescita come un problema, potresti comunque voler considerare quanto tempo e fatica potresti risparmiare se implementassi un sistema di organizzazione per mantenere le cose in ordine. È qui che l’archiviazione cartacea diventerebbe una soluzione ideale. Archiviando correttamente i tuoi documenti, puoi evitare brutte pile di documenti disorganizzati ed eliminare il problema della perdita di documenti. Se impieghi alcuni minuti a utilizzare pochi semplici materiali di consumo, puoi superare il problema della confusione e creare uno spazio di lavoro pulito e organizzato.

Per domare pile di carta disorganizzata, dovrai iniziare suddividendo la pila in sezioni più piccole. Inizia decidendo quali documenti sono effettivamente spazzatura e mettili nella loro pila. Che tu ci creda o no, ci sono buone probabilità che tu abbia spazzatura nel tuo mucchio e non te ne sei nemmeno reso conto. Metti la carta in altre sezioni di tua scelta. Questi possono riguardare l’importanza (molto importante, può essere utile, interessante, ecc.)

o al contenuto del documento (cambiali, articoli, ecc.). Mettili in pile ordinate e preparati a archiviarli in cartelle.

Quando ritieni che i tuoi documenti siano stati sufficientemente suddivisi in categorie, posiziona i tuoi documenti in cartelle di file. Etichetta queste cartelle in modo chiaro per farti sapere cosa è contenuto in ciascuna in modo che tu possa ritrovare i tuoi documenti con facilità. Puoi quindi posizionare i tuoi file ordinatamente su uno scaffale, in una scatola o, meglio ancora, in uno schedario per l’archiviazione.

Continua la tua archiviazione rendendola un’abitudine. Invece di consentire che i fogli vengano impilati sulla scrivania, archiviali il prima possibile per evitare accumuli futuri. Evitando pile di carta, puoi mantenere la tua area di lavoro ordinata e organizzata e mantenere un sistema di archiviazione che ti consente di trovare esattamente ciò di cui hai bisogno facilmente.