Preparare le email per una facile organizzazione, anche se potrebbe non aiutarti esattamente per archiviare le tue email, aiuterà gli altri. Sorprendentemente, preparare le tue e-mail è una questione relativamente semplice. Per rendere le tue email il più organizzate possibile, tutto ciò che devi fare è assicurarti di sapere quali sono le linee guida e prenderti un po ‘di tempo in più per preparare le tue email. Dopo un po ‘, non ti accorgerai nemmeno del tempo extra, poiché l’intero processo sarà diventato una seconda natura a quel punto e scoprirai che scrivere e-mail efficaci è molto più veloce di prima. In effetti, scoprirai che queste linee guida non solo ti aiutano a preparare le tue e-mail per una facile organizzazione, ma ti aiuteranno anche a scrivere in modo più efficace.

Gli argomenti contano. * Spesso una delle parti più trascurate di un’e-mail è la riga dell’oggetto. Che tu ci creda o no, questa riga è probabilmente una delle parti più importanti di un’e-mail. La ragione di ciò è che imposterà il tono per il resto della posta e può anche dare al destinatario un’idea di cosa tratta l’intera email. Sii il più conciso possibile quando scrivi l’oggetto e assicurati che sia rilevante anche per il resto dell’email. In questo modo, quando il destinatario (o tu) cerchi questo messaggio in un secondo momento, sarai in grado di trovarlo più facilmente.

Formatta in modo appropriato. * Quando scrivi le e-mail, devi formattarle in modo appropriato. A tal fine, lascia le aggiunte fronzoli fuori da qualsiasi email professionale e salvale per quelle più personali.

Inoltre, non aver paura di usare elenchi puntati, numeri e così via. Ti aiuteranno a portare a casa il punto che stai cercando di fare e portare un avviso appropriato a ciascun individuo. Inoltre, utilizzando elementi come punti elenco e numeri, sarà più facile individuare le informazioni di cui hai bisogno rapidamente in seguito.

Sii il più conciso possibile. * È eccezionalmente facile iniziare a scrivere e non sapere quando smettere. Un esempio di ciò può essere trovato in questo articolo, che probabilmente è andato avanti un po ‘più a lungo di quanto sia strettamente necessario. Mentre scrivi le tue e-mail, sii il più conciso e preciso possibile. Questo è un altro modo per aiutare il lettore a individuare i dati importanti il ​​più rapidamente possibile, evitando anche che i dati importanti vadano persi tra tutte le altre parole.

Data tutto. * Infine, uno dei modi più semplici per iniziare a preparare le email per l’organizzazione è datare tutto ciò che invii.

Non fare affidamento esclusivamente sulle date generate dal sistema informatico. Incorporando manualmente un’altra data nell’e-mail si esegue effettivamente il backup del computer e ci si assicura che tutto ciò che si invia sia correttamente datato.