Ho notato che sia a casa che al lavoro si perde molto tempo con le telefonate. Non solo sono dirompenti per cominciare, e prendono tempo lontano da quello che stavo facendo, trovo che a volte è difficile tornare al lavoro che stavo facendo prima della telefonata. Anche le telefonate private al lavoro possono disturbare i colleghi seduti intorno a te. Ti sforzi di non sentire quali sono le altre conversazioni, ma sembrano parlare così forte che non puoi evitarlo. Potresti non essere in grado di fare nulla per il loro comportamento, ma con l’esempio puoi mostrare loro come gestire il tempo speso in telefonate private.

Quando si tratta di telefonate private, possono creare un bel fastidio rimanere organizzati sia a casa che in ufficio. Alcune di quelle telefonate che in realtà dovrebbero richiedere due minuti finiscono per impiegare 15 o 20 minuti del tuo tempo. La prossima cosa che sai, sei frustrato e in ritardo sulla pianificazione e quindi è difficile tornare a fare il tuo lavoro.

Ci sono tre passaggi fondamentali che aiutano a eliminare le perdite di tempo con lunghe telefonate:

  1. Avvisali del tuo limite di tempo.

  2. Usa un timer. Preparati per la chiamata in anticipo

Quando ricevo una telefonata comincio con il primo passaggio e dico alla persona con cui sto parlando che ho un orario che devo rispettare. Questo purtroppo significa che dovrò limitare il mio tempo con la telefonata, ma che in quel momento posso concedere loro cinque minuti per parlare. Quando il tempo è scaduto, sono gentile e li ringrazio per la telefonata e dico loro che devo riagganciare ora perché il mio tempo è finito. Dico semplicemente addio e riattacco.

Il secondo passo è usare una sorta di timer. Questo timer potrebbe essere qualsiasi cosa, da un contaminuti per le uova all’utilizzo dell’allarme sul tuo cellulare. Mi piace usare la sveglia sul mio cellulare. Per un motivo so che l’altra persona può sentire suonare l’allarme. Sembra che si sprechi molto tempo perché sono stato così coinvolto nella conversazione che perdo la cognizione del tempo e che ho perso 15 o 20 minuti senza nemmeno rendermi conto che il tempo è passato. Quando il timer suona, termina educatamente la conversazione. Al lavoro un telefono privato di 5 minuti è tutto il tempo per dire ciò che deve essere detto in pubblico.

Ho scoperto che il terzo passaggio è più per quando effettuo la telefonata. Scrivo semplicemente alcune delle cose che voglio coprire nella telefonata. Tengo l’elenco vicino e quando ho finito con quell’elemento lo contrassegno semplicemente. Quando la lista è finita, chiudo cortesemente la telefonata.

Ho notato che solo seguendo questi tre passaggi di base posso ridurre il tempo delle mie telefonate a un tempo gestibile.