Che tu sia a scuola, al lavoro, in chiesa oa casa, alla fine ti ritroverai a dover fare qualche tipo di archiviazione. La maggior parte delle persone si limita a mettere i propri documenti, documenti, garanzie o quant’altro ovunque o in qualsiasi modo. Questo in genere significa che le cose vanno perse o gettate via, comprese le cose importanti di cui avrai bisogno in seguito. Ci sono alcuni semplici passaggi che chiunque può utilizzare quando si imposta il proprio sistema di archiviazione infallibile.

  1. Dove iniziare. Prima di iniziare il tuo sistema di archiviazione, ci sono alcune cose che devi chiederti. Questo sistema è solo per l’archiviazione?

Si accederà regolarmente? Qual è lo scopo del sistema che stai configurando? Mentre decidi le risposte a queste domande, dovresti scrivere le risposte in modo da poter iniziare a ottenere i tuoi rifornimenti.

  1. Seleziona lo stile. Ci sono molti tipi di sistemi di archiviazione là fuori di cui sentirai parlare. Personalmente, quello che devi fare è decidere cosa funzionerà meglio per le tue esigenze. Tra tutti gli stili disponibili, personalmente consiglierei di utilizzare una combinazione di un sistema alfabetico e con codice colore. In questo modo è possibile accedere rapidamente a diversi “temi” per i file, nonché trovare rapidamente le informazioni in ciascun “tema”. Suggerirei di scegliere non più di cinque colori per il tuo sistema. Quando acquisti i materiali di consumo, scegli le schede colorate o le cartelle che si abbinano e si adattano al tuo sistema.

  2. Organizza i tuoi documenti. Una volta deciso il tipo di sistema di archiviazione da utilizzare, dovrai esaminare i tuoi documenti, separarli e ordinarli. Fallo semplicemente iniziando nel modo più generale possibile e lavorando per informazioni più specifiche possibile. Ad esempio, avere una sezione per le finanze, con sottosezioni per cose come rendiconti finanziari correnti, buste paga, bollette e così via.

  3. Mantieni il tuo sistema. Nessun sistema di archiviazione funzionerà mai senza mantenerlo. Dovrai scegliere un giorno specifico ogni mese, come minimo, per archiviare i tuoi documenti. Se non puoi eseguire l’archiviazione su base giornaliera, un suggerimento che devi fare è tenere un file o una busta per quei documenti che avranno bisogno di ulteriore archiviazione in seguito. Usando qualcosa di simile, puoi mantenere un sistema organizzato in atto e adeguatamente mantenuto.