Non è insolito avere un elenco di nomi in un documento e quindi è necessario ordinare quei nomi. Tuttavia, il formato in cui vengono visualizzati i nomi può essere fastidioso. Ad esempio, se i nomi sono nell’ordine PRIMO ULTIMO, può essere più difficile ordinarli che se fossero nell’ULTIMO, PRIMO ordine. Tuttavia, esistono diversi modi per eseguire l’operazione. Un modo è usare le tabelle. Tutto quello che devi fare è seguire questi passaggi generali:

  1. Converti il ​​testo in una tabella, utilizzando lo spazio tra il nome e il cognome come separatore tra le colonne.

  2. Ordina i nomi in base alla seconda colonna, che contiene il cognome.

  3. Converti di nuovo la tabella in testo.

Questo processo potrebbe sembrare difficile, ma può essere molto rapido e ti consente di vedere facilmente cosa sta facendo Word durante l’ordinamento.

Un altro approccio che non richiede di scherzare con le tabelle è semplicemente ordinare il testo per parole. Puoi farlo seguendo questi passaggi:

  1. Assicurati che i nomi nel documento siano disposti in modo che ci sia una sola persona per paragrafo.

  2. Seleziona tutti i paragrafi contenenti nomi.

  3. Scegli l’opzione Ordina dal menu Tabella. Word visualizza la finestra di dialogo Ordina testo. (Vedi figura 1.)

  4. Fare clic su Opzioni. Word visualizza la finestra di dialogo Opzioni di ordinamento. (Vedi figura 2.)

  5. Seleziona l’opzione Altro.

  6. Cancella tutto ciò che è nella casella a destra di Altro, sostituendolo con un unico spazio. (Stai dicendo a Word che vuoi considerare gli spazi come punto di divisione tra i campi di ordinamento.)

  7. Fare clic su OK per chiudere la finestra di dialogo Opzioni di ordinamento.

  8. Utilizzare gli elenchi a discesa Ordina per per specificare la parola in base alla quale si desidera ordinare. Ad esempio, se desideri ordinare in base al cognome (la parola dopo il primo spazio), dovresti scegliere Parola 2 nell’elenco a discesa Ordina per.

  9. Fare clic su OK per ordinare i nomi.

Dovresti notare che questo approccio funziona correttamente solo a seconda della costruzione dei nomi nell’elenco. Se c’è solo un nome e un cognome per ogni persona, l’ordinamento funziona correttamente. Funzionerà anche bene se c’è un nome, un secondo e un cognome per ogni persona: l’unica differenza è che selezioneresti la parola 3 al passaggio 8. I problemi si insinuano, tuttavia, se ci sono due nomi per alcune persone e tre per gli altri. In quei casi, anche l’approccio di conversione in tabella menzionato per primo non funzionerà correttamente. In questo caso devi fare qualcosa per assicurarti che Word tratti il ​​nome e il secondo nome come se fossero una singola parola; ad esempio, separandoli con uno spazio unificatore.

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(Microsoft Word è il software di elaborazione testi più popolare al mondo.) Questo suggerimento (1563) si applica a Microsoft Word 97, 2000, 2002 e 2003. È possibile trovare una versione di questo suggerimento per l’interfaccia a nastro di Word (Word 2007 e più tardi) qui:

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