Karl lavora in un’occupazione che utilizza molti acronimi. La loro procedura standard consiste nel definire l’acronimo solo la prima volta che viene utilizzato all’interno del documento. Inoltre, devono sempre creare un’appendice, alla fine del documento, che elenca gli acronimi in ordine alfabetico insieme al loro significato. Karl sta cercando un modo per “marcare”

l’acronimo nel corpo principale e l’appendice dell’acronimo viene creato automaticamente.

Non è possibile eseguire questa operazione direttamente in Word. Esistono diversi tipi di tabelle che è possibile creare automaticamente, come sommari, sommari e indici. Queste ultime due tabelle (tabelle delle autorità e degli indici) potrebbero eventualmente essere utilizzate per creare l’elenco degli acronimi, ma solo se non sono già state aggiunte al documento e solo se non ti dispiace l’elenco degli acronimi inclusi i numeri di pagina.

Se desideri utilizzare lo strumento tabella delle autorità per creare un elenco di acronimi, Shauna Kelly ha messo insieme un ottimo articolo su come farlo. L’articolo parla specificamente di glossari, che essenzialmente sarebbe un elenco di acronimi.

http://www.ShaunaKelly.com/word/glossary/glossary.html

Se vuoi utilizzare lo strumento indice per creare la tua lista, puoi seguire questi passaggi generali, assumendo che l’acronimo, quando definito, sia seguito dal suo significato tra parentesi:

  1. Seleziona l’acronimo e il suo significato. Ciò significa che trovi la prima istanza dell’acronimo nel tuo documento e quindi seleziona quell’acronimo insieme al significato tra parentesi che lo segue.

  2. Premi Alt + Maiusc + X per contrassegnare il testo selezionato per l’indice.

  3. Ripeti i passaggi 1 e 2 per gli altri acronimi che desideri nell’elenco.

  4. Alla fine del documento, inserisci il tuo indice. Come inserire effettivamente un indice è stato trattato in altri numeri di WordTips.

Noterai che questo approccio lascia le parentesi nel tuo indice. Se non vuoi le parentesi, dovrai andare su ogni acronimo che hai contrassegnato e visualizzare il codice di campo utilizzato per l’indice. Assomiglierà a questo:

{ XE "abbrev (this is the definition)" }

All’interno del codice di campo è possibile rimuovere le parentesi in modo che il testo appaia esattamente come si desidera che appaia nell’elenco degli acronimi. Se si utilizza il metodo sopra per contrassegnare solo la prima istanza dell’acronimo, dove viene definito per la prima volta, ci sarà un singolo numero di pagina per ogni acronimo nell’elenco. Se ti piace l’idea di avere i numeri di pagina, ma li vuoi per tutte le istanze di ogni acronimo, dovrai contrassegnare ogni occorrenza degli acronimi, un’attività molto più complessa.

Se preferisci non utilizzare nessuno dei metodi già descritti, potresti creare una macro che ti aiuterà a creare il tuo elenco di acronimi. La seguente macro copia essenzialmente il testo che hai evidenziato alla fine del documento.

Sub Send_2_acronym_list()

With ActiveDocument.Bookmarks         .Add Range:=Selection.Range, Name:="xxxHERExxx"

.DefaultSorting = wdSortByName         .ShowHidden = True     End With     Selection.Copy     Selection.EndKey Unit:=wdStory     Selection.TypeParagraph     Selection.PasteAndFormat (wdPasteDefault)

Selection.GoTo What:=wdGoToBookmark, Name:="xxxHERExxx"

Application.Run MacroName:="Normal.MoreNewMacros.EditGoTo"

Selection.MoveRight Unit:=wdCharacter, Count:=1 End Sub

L’idea è quella di selezionare la prima istanza dell’acronimo, insieme alla sua definizione, e quindi richiamare la macro. Un segnalibro viene impostato nella posizione corrente, il testo viene copiato, viene selezionata la fine del documento e il testo aggiunto lì. Quindi il segnalibro viene utilizzato in modo che la posizione originale possa essere nuovamente selezionata.

Quando hai finito di “contrassegnare” i tuoi acronimi in questo modo, puoi selezionare il testo che è stato copiato alla fine del documento e formattarlo (o modificarlo) nel modo desiderato.

Se desideri un approccio ancora più automatizzato, potresti essere in grado di creare una macro che scansionerà il tuo documento ed estrarrà gli acronimi che trova. Affinché un approccio come questo funzioni, dovrai assicurarti di seguire religiosamente una struttura rigida per i tuoi acronimi e le loro definizioni. La seguente macro presuppone che l’acronimo sarà sempre una stringa di lettere maiuscole seguite da uno spazio e quindi un testo tra parentesi.

Sub ListAcronyms()

Dim strAcronym As String     Dim strDefine As String     Dim strOutput As String     Dim newDoc As Document

Application.ScreenUpdating = False     Selection.HomeKey Unit:=wdStory     ActiveWindow.View.ShowHiddenText = False

'Loop to find all acronyms     Do         'Search for acronyms using wildcards         Selection.Find.ClearFormatting         With Selection.Find             .ClearFormatting             .Text = "<[A-Z]@[A-Z]>"

.Replacement.Text = ""

.Forward = True             .Wrap = wdFindStop             .Format = False             .MatchCase = True             .MatchWildcards = True             .MatchWholeWord = True             .Execute         End With

'Only process if something found         If Selection.Find.Found Then             'Make a string from the selection, add it to the             'output string             strAcronym = Selection.Text

'Look for definition             Selection.MoveRight Unit:=wdWord             Selection.MoveRight Unit:=wdCharacter, _               Extend:=wdExtend             strDefine = ""

If Selection.Text = "(" Then                 While Selection <> ")"

strDefine = strDefine & Selection.Text                     Selection.Collapse Direction:=wdCollapseEnd                     Selection.MoveRight Unit:=wdCharacter, _                       Extend:=wdExtend                 Wend             End If             Selection.Collapse Direction:=wdCollapseEnd             If Left(strDefine, 1) = "(" Then                 strDefine = Mid(strDefine, 2, Len(strDefine))

End If             If strDefine > "" Then                 'Check if the search result is in the Output string                 'if it is, ignore the search result                 If InStr(strOutput, strAcronym) = 0 Then                     strOutput = strOutput & strAcronym _                       & vbTab & strDefine & vbCr                 End If             End If         End If     Loop Until Not Selection.Find.Found

'Create new document and change active document     Set newDoc = Documents.Add

'Insert the text     Selection.TypeText Text:=strOutput

'Sort it     newDoc.Content.Sort SortOrder:=wdSortOrderAscending     Application.ScreenUpdating = True     Selection.HomeKey Unit:=wdStory End Sub

La macro cerca nel documento tutto ciò che pensa possa essere un acronimo. Se trova un candidato, lo segue per vedere se è seguito da una parentesi aperta. In tal caso, tutto fino alla parentesi di chiusura è considerato la definizione dell’acronimo. Una volta che la macro ha finito di esaminare il documento, crea un nuovo documento, aggiunge lì gli acronimi e quindi li ordina tutti.

_Nota: _

Se desideri sapere come utilizzare le macro descritte in questa pagina (o in qualsiasi altra pagina dei siti WordTips), ho preparato una pagina speciale che include informazioni utili.

Fare clic qui per aprire quella pagina speciale in una nuova scheda del browser.

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(Microsoft Word è il software di elaborazione testi più popolare al mondo.) Questo suggerimento (446) si applica a Microsoft Word 97, 2000, 2002 e 2003. È possibile trovare una versione di questo suggerimento per l’interfaccia a nastro di Word (Word 2007 e più tardi) qui:

Creazione automatica di un elenco di acronimi.