Modifica dell’ordine di stampa delle etichette (Microsoft Word)

Word offre un’enorme varietà di etichette con cui funziona abbastanza bene.

Quando si esegue una stampa unione, è possibile che i dati vengano formattati automaticamente per la stampa su qualsiasi etichetta supportata da Word. Quando si esegue l’unione, Word riempie le etichette da sinistra a destra e dall’alto verso il basso. Ad esempio, se si stampa su etichette di tre dimensioni, Word inserisce i dati nelle tre etichette della prima riga prima di passare alla seconda.

E se desideri che l’ordine in cui le etichette vengono riempite sia diverso? Ad esempio, cosa succede se si desidera che la prima colonna di etichette venga compilata (dall’alto verso il basso) prima che Word proceda alla seconda colonna?

Non esiste alcuna impostazione o funzionalità in Word che consente di specificare un “ordine di riempimento” per le etichette in una stampa unione. Tuttavia, ci sono un paio di modi per gestire questa situazione.

Prima di tutto, potresti iniziare con la tua origine dati e semplicemente riordinare le informazioni nell’origine dati. Se l’origine dati è una tabella di Word o una cartella di lavoro di Excel, è abbastanza semplice. Se si utilizza Access come origine dati o se il numero di record nell’origine dati è molto grande, perseguire questa soluzione alternativa può essere poco pratico, noioso o impossibile.

Un’altra potenziale soluzione è ricostruire manualmente il documento in cui si stanno unendo le etichette. Quando si sceglie di fare in modo che Word crei il documento di unione e si comunica a Word che si sta stampando su etichette, Word crea una tabella che rappresenta l’aspetto delle etichette sulla pagina stampata. Questa tabella viene quindi compilata utilizzando le informazioni dell’origine dati. Se sei esperto nella formattazione dei documenti e nella creazione di tabelle, puoi modificare il documento di unione. Invece di fare affidamento sulla tabella che Word imposta, puoi impostare la tua tabella in un documento a più colonne.

Ad esempio, supponiamo che tu voglia stampare su etichette standard per indirizzi triplici. Normalmente Word crea una tabella larga tre colonne e profonda dieci righe. Puoi fare essenzialmente la stessa cosa usando l’opzione Colonne dal menu Formato per creare tre colonne sulla tua pagina. (Queste non sono colonne di tabella, ricorda, ma colonne di pagina.) Quindi, crea una tabella che sia larga una colonna e profonda trenta righe. La tabella andrà a capo all’interno delle colonne della pagina e dovrebbe rimanere su una singola pagina.

Se si regolano le celle della tabella sulla dimensione corretta e si impostano le colonne della pagina sulla larghezza corretta, le etichette verranno unite e stampate dall’alto in basso e da sinistra a destra, proprio come desiderato.

Un modo più semplice per ottenere questa soluzione (piuttosto che iniziare con un documento da zero) è seguire questi passaggi generali:

Non unire i dati; basta creare il documento di unione.

Seguendo questi passaggi, l’unica cosa che dovresti fare è regolare la spaziatura tra le colonne per stampare le etichette con l’intervallo orizzontale corretto sulla pagina.

WordTips è la tua fonte di formazione economica su Microsoft Word.

(Microsoft Word è il software di elaborazione testi più popolare al mondo.) Questo suggerimento (1534) si applica a Microsoft Word 97, 2000, 2002 e 2003. È possibile trovare una versione di questo suggerimento per l’interfaccia a nastro di Word (Word 2007 e più tardi) qui:

Modifica dell’ordine di stampa delle etichette.