Se hai un mucchio di etichette in un file WordPerfect, potresti cercare un modo per convertire facilmente quelle etichette in un documento Word che può quindi essere utilizzato come origine dati per una stampa unione. Tale compito, a seconda del numero di etichette nel file, può sembrare piuttosto scoraggiante.

Il processo di conversione può essere reso molto più semplice se ricordi un paio di cose. Prima di tutto, devi ricordare che le informazioni in un’origine dati di Word dovrebbero essere in una tabella con intestazioni di colonna.

In secondo luogo, ricorda che i file di etichetta in WordPerfect sono in un formato di solo testo; non sono in un formato che può essere tradotto automaticamente in una tabella di Word.

Con questi due elementi in mente, dovrebbe diventare chiaro che tutto ciò che devi fare è convertire il testo originale nel file WordPerfect in testo tabulare nel file Word. Supponiamo che tu abbia informazioni nel file etichetta di WordPerfect, come questo:

John Davis 1234 Maple Lane Anytown, USA 55555
Betty Jones 122 Main Street Seventh Floor Mytown, USA 55555
Bill Taylor 345 Industrial Way Yourtown, USA 55555

Ci sono molte cose da notare su questo file. Innanzitutto, c’è un ritorno a capo (è stato premuto Invio) alla fine di ogni riga all’interno di un indirizzo. Secondo, ci sono due ritorni a capo (Invio è stato premuto due volte) tra le etichette. (Esaminando il file dell’etichetta, potresti scoprire che c’è più di una riga vuota tra alcune etichette. Va bene.)

Non esiste una “bacchetta magica” che puoi agitare per trasformare informazioni come questa in una tabella di parole; ci vorrà un po ‘di lavoro e massaggio da parte tua. Puoi iniziare seguendo questi passaggi generali:

  1. Usando la funzione Trova e sostituisci di Word, sostituisci ^ p ^ p (due segni di paragrafo) con qualcosa di univoco, come [\ {}] (parentesi graffe nidificate). Se, guardando i dati dell’etichetta, hai notato che alcune etichette erano separate da due righe vuote, sostituisci ^ p ^ p ^ p (tre segni di paragrafo) con le parentesi graffe e le parentesi prima di sostituire i due segni di paragrafo. L’idea è di assicurarsi che solo una singola sequenza [\ {}] separa ogni etichetta.

  2. Sostituisci ^ p (un singolo segno di paragrafo) con ^ t (un carattere di tabulazione).

Questo inserisce un carattere di tabulazione tra ogni riga delle etichette.

  1. Se l’unico punto nelle etichette in cui compaiono virgole è dopo il nome della città, sostituire “,” (virgola e uno spazio, senza virgolette)

con ^ t (un carattere di tabulazione). Ciò inserisce un carattere di tabulazione tra il nome della città e il nome dello stato. (Dovresti fare attenzione a farlo, perché potrebbe essere che i tuoi dati contengano virgole nei nomi – John Davis, Jr. – o nelle righe degli indirizzi – 122 Main St., Suite 27 – e non vuoi rovinarli. )

  1. Sostituisci [\ {}] (la sequenza univoca utilizzata nel passaggio 1) con ^ p (un singolo segno di paragrafo). Dopo questa operazione, l’unico punto in cui dovresti avere un segno di paragrafo è alla fine di ogni etichetta.

  2. Seleziona tutti i dati dell’etichetta.

  3. Scegli Tabella | Converti | Testo in tabella per visualizzare la finestra di dialogo Converti testo in tabella. Assicurati di indicare che il testo deve essere separato in tabulazioni (il pulsante di opzione Tabulazioni nella parte inferiore della finestra di dialogo lo controlla), quindi fai clic su OK.

Le etichette originali dovrebbero ora essere convertite in una tabella. Tuttavia, non hai ancora finito. Ci sono buone probabilità che tu debba “ripulire” alcuni dei tuoi dati. Ad esempio, potrebbe essere necessario eliminare alcune righe di tabella vuote o potrebbe essere necessario spostare le informazioni da una colonna all’altra. (In genere è necessario farlo se si hanno due righe di indirizzo in alcune etichette e solo una in altre.)

Il passaggio finale è assicurarsi di aggiungere una riga all’inizio della tabella e di aggiungere intestazioni per ogni colonna. Dovrebbero essere intestazioni generiche, come Nome, Indirizzo1, Indirizzo2, ecc.

Dopo che la tabella è stata pulita e la riga di intestazione è stata aggiunta, è possibile utilizzarla come origine dati per una stampa unione e creare etichette in Word.

Se desideri informazioni più dettagliate su come convertire da etichette di testo a una tabella dati in Word, dai un’occhiata a questa risorsa online:

http://www.gmayor.com/convert_labels_into_mail_merge.htm

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(Microsoft Word è il software di elaborazione testi più popolare al mondo.) Questo suggerimento (1393) si applica a Microsoft Word 97, 2000, 2002 e 2003.