Se si prevede di stampare documenti che uniscono informazioni da un file di dati, ad esempio lettere modulo, sarà necessario creare il file di dati in modo tale che Word sappia come elaborarlo. Questi dati possono trovarsi in un programma di database, nel programma per fogli di calcolo Excel o direttamente in Word.

Se stai creando un semplice documento di stampa unione una tantum, è molto probabile che utilizzerai i dati che hai inserito in un documento di Word.

Fondamentalmente, il file di dati di Word deve avere un _ record di intestazione_ e tutti i record di dati desiderati. Il record di intestazione indica i nomi dei campi da assegnare ai campi in ogni record. I nomi in questo record di intestazione corrispondono ai nomi dei campi utilizzati nel documento master. Ogni campo in ogni record di dati del file deve corrispondere a uno dei campi di intestazione. Ad esempio, considera il seguente estratto da un file di dati.

title

first

middle

last

John

Q.

Public

Jean

R.

Smith

Wilma

Davis

Walter

T.

Avery

Il primo record indica i nomi dei campi; è il record di intestazione. Gli altri quattro record sono i record di dati. Si noti, inoltre, che il terzo record di dati non elenca alcun dato corrispondente al campo dati denominato middle. Durante la creazione di questi file di dati, è possibile inserire le informazioni in una tabella di Word in modo che i dati siano più facili da visualizzare e utilizzare. Ogni record occuperà una riga della tabella e ogni campo occuperà una cella nella riga.

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(Microsoft Word è il software di elaborazione testi più popolare al mondo.) Questo suggerimento (1369) si applica a Microsoft Word 97, 2000, 2002 e 2003.