Anthony ha scritto di un problema che stava riscontrando durante la modifica dei documenti. Ha riferito di avere regolarmente difficoltà con caratteri strani che vengono visualizzati durante la modifica di vecchi documenti originariamente creati utilizzando un modello diverso. A volte, quando si elimina testo o ritorni a capo, la frase su cui sta lavorando cambia in un carattere diverso, di solito un carattere Courier o un carattere Times New Roman più piccolo.

Potrebbero esserci una serie di cause per questo tipo di problema e non saprai quale soluzione utilizzare fino a quando non restringerai il problema. Il problema più comune è causato da un’incomprensione della relazione tra stili e formattazione esplicita.

A ogni paragrafo del documento è assegnato uno stile. Questo stile definisce le caratteristiche predefinite di quel paragrafo, incluso il carattere utilizzato per visualizzare i caratteri nel paragrafo. Se incolli del nuovo testo all’interno del paragrafo, di solito adotta la formattazione dello stile sottostante. Se non ti piace quella formattazione, la soluzione è cambiare il carattere associato allo stile.

Per determinare il carattere associato allo stile di un particolare paragrafo, seleziona il paragrafo e premi Ctrl + Barra spaziatrice. Ciò rimuove tutta la formattazione esplicita dei caratteri all’interno del paragrafo e li riporta al loro valore predefinito, come definito dallo stile di paragrafo sottostante. Se vuoi che il carattere sia diverso (e quindi hai un minimo di problemi quando taglia e incolla il testo), allora cambia il carattere usato dallo stile, non cambiare il carattere esplicitamente usando strumenti o menu.

Il problema dei caratteri strani si presenta anche se copi del testo da un documento a un altro. Quando selezioni interi paragrafi da copiare, vengono copiati anche gli stili assegnati a quei paragrafi. Quando incolli quei paragrafi nel documento di destinazione, se quel documento ha già stili con lo stesso nome dei paragrafi che stai copiando, il testo incollato non manterrà la formattazione usata nel vecchio documento.

Invece, adotterà la formattazione assegnata allo stile all’interno del documento di destinazione e questa modifica può causare un aspetto diverso del testo incollato rispetto a quello del documento originale. Se, tuttavia, il documento di destinazione non ha gli stessi stili di quelli utilizzati nei paragrafi che si stanno copiando, gli stili vengono copiati insieme ai paragrafi nel nuovo documento.

Un modo per aggirare questo problema consiste nel non eseguire mai una copia diretta nel nuovo documento. Utilizzare invece Incolla speciale e scegliere di incollare il testo non formattato. Ciò causa che Word ignora gli stili copiati con i paragrafi dal documento originale e utilizza invece gli stili solo nel documento di destinazione.

Un’altra cosa a cui prestare attenzione è la sostituzione dei caratteri. Se il documento che stai modificando è stato creato su un sistema diverso, molto tempo fa, è possibile che il sistema originale avesse dei caratteri installati su di esso che non hai sul tuo sistema. Se apri un documento che utilizza caratteri non installati, Word sostituisce un carattere disponibile per il carattere mancante. Ciò può far apparire il tuo testo divertente e scorrere in modo diverso da quanto ti aspetti. La soluzione è installare il carattere mancante o modificare gli stili utilizzati nel documento in modo che utilizzino i caratteri che hai installato.

Infine, un consiglio: se esegui molte modifiche, configura Word in modo che mostri caratteri non stampabili. Scegli Strumenti | Opzioni per visualizzare la finestra di dialogo Opzioni e assicurarsi che la scheda Visualizza sia selezionata.

Notare che c’è una sezione nella finestra di dialogo denominata Caratteri non stampabili o Indicatori di formattazione, a seconda della versione di Word. Questa sezione ha sei diverse caselle di controllo. È possibile selezionare la casella di controllo Tutto, se lo si desidera, ma come minimo è necessario selezionare le caselle di controllo Caratteri di tabulazione, Spazi, Segni di paragrafo e Testo nascosto.

Quando fai clic su OK, noti che il tuo documento ha un aspetto strano: ci sono molti segni che prima non c’erano. Una volta superato il disorientamento iniziale di vedere questi segni normalmente invisibili, li troverai inestimabili sia nell’editing che nella formattazione.

Durante la modifica, diventi più preciso in ciò che stai copiando e incollando, poiché ora puoi vedere esattamente quali caratteri vengono inclusi nella tua modifica. Puoi anche vedere dove si trovano gli spazi extra e i caratteri di tabulazione indesiderati in modo da poterli modificare facilmente.

Durante la formattazione, puoi assicurarti di selezionare esattamente i caratteri che desideri formattare. Ciò migliora la tua precisione e ti aiuta a ottenere esattamente l’aspetto che desideri. Inoltre, sarà meno probabile includere o escludere il segno di paragrafo nella formattazione. (Includere o escludere il segno di paragrafo, a seconda dei casi, ha effetti diversi sulla formattazione e sulla modifica, del resto.)

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(Microsoft Word è il software di elaborazione testi più popolare al mondo.) Questo suggerimento (3505) si applica a Microsoft Word 97, 2000, 2002 e 2003.