Erin vuole eseguire una stampa unione utilizzando i dati di origine che si trovano in un foglio di lavoro di Excel in cui è possibile per un determinato individuo avere più righe di dati. Nota che se stesse usando SQL poteva usare “GROUP BY” per assicurarsi che tutti i record di un dato individuo fossero raggruppati insieme. Vuole “raggruppare” i record in modo da poter inserire tutti i record di un dato individuo in un unico documento di unione.

Questo non è qualcosa che può essere fatto con le funzionalità di stampa unione di Word. In effetti, la fusione è piuttosto limitata quando si tratta di argomenti del genere, generalmente prendendo le informazioni così come vengono alimentate dal documento di origine. Ciò significa che potrebbe essere meglio esaminare la fonte ed eseguire qualsiasi ordinamento, condensazione e selezione nella cartella di lavoro prima di eseguire l’unione. Esistono numerosi modi per lavorare con i dati, inclusa la rimozione di record duplicati o l’utilizzo di macro per condensare record duplicati in un singolo record. (Informazioni complete su alcuni di questi metodi possono essere trovate sul sito ExcelTips:

http://excel.tips.net.)

L’altra opzione è rinunciare a Excel e inserire i dati in un vero programma di database, come Access. Lì è possibile eseguire molti tipi di elaborazione, proprio come con un database SQL, per creare visualizzazioni di informazioni (query) che possono essere utilizzate come dati di origine per una stampa unione di Word. Ciò ti consentirebbe di utilizzare facilmente le funzionalità GROUP BY che cerchi.

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(Microsoft Word è il software di elaborazione testi più popolare al mondo.) Questo suggerimento (7451) si applica a Microsoft Word 97, 2000, 2002 e 2003. È possibile trovare una versione di questo suggerimento per l’interfaccia della barra multifunzione di Word (Word 2007 e più tardi) qui:

Raggruppamento di record in una stampa in serie.