Word consente di creare facilmente etichette di indirizzi dai dati archiviati in un’origine esterna, ad esempio un database di Access o una cartella di lavoro di Excel. Word essenzialmente prende le informazioni da quelle fonti e le “riversa” nel formato designato in Word. Poiché le informazioni vengono inserite nel formato Word, è possibile che una o più righe siano troppo lunghe per rientrare nello spazio assegnato nell’etichetta.

Quando una riga di indirizzo va a capo su più di una singola riga stampata, Word la considera come qualsiasi altro paragrafo e allinea a sinistra ogni riga all’interno del paragrafo. Cosa succede se si desidera che le linee a capo non siano allineate a sinistra, ma che abbiano un altro allineamento? Non è così facile in Word, ma può essere gestito in molti modi diversi.

Il primo modo in cui puoi gestire le linee a capo è manualmente. Ovviamente, se crei un nuovo documento quando unisci le tue etichette, puoi guardare tra gli indirizzi, trovare quelle righe troppo lunghe, premere Invio dove vuoi che la riga si interrompa e regolare l’allineamento sul secondo (run-over ) riga dell’indirizzo. Questo, ovviamente, è piuttosto noioso. Tuttavia, questo approccio ha i suoi vantaggi. Il vantaggio principale è che le righe dell’indirizzo di run-over possono essere formattate in qualsiasi modo desiderato, cioè rientrate, centrate, allineate a destra, ecc.

Se stai cercando un approccio più automatico, l’unica cosa che puoi fare è regolare la formattazione dei paragrafi usati per le righe in un’etichetta. Se prevedi un numero piuttosto lungo di righe di indirizzo, questa è sicuramente la strada da percorrere. L’approccio normale è creare il documento di stampa unione (per le etichette, ovviamente) e quindi regolare tutti i paragrafi nelle etichette in modo che utilizzino rientri sporgenti. (Ciò significa che la prima riga sarà giustificata a sinistra e le righe aggiuntive saranno rientrate nella misura desiderata). Questo approccio non offre il vantaggio di poter giustificare a destra o centrare le linee di inversione, ma il il compromesso è che non è necessario regolare manualmente le linee. Segui questi passaggi se stai usando Word 97 o Word 2000:

  1. Scegli Stampa unione dal menu Strumenti. Word visualizza l’Assistente stampa unione, che mostra tre passaggi.

  2. Utilizzando il primo passaggio nell’Assistente stampa unione, indica che desideri creare etichette postali e che desideri crearle in un nuovo documento.

  3. Utilizzando il secondo passaggio nell’Assistente stampa unione, specificare un’origine dati per l’unione.

  4. Utilizzando i campi a tua disposizione, progetta come desideri che appaiano le tue etichette postali.

  5. Chiudi il Mail Merge Helper.

Se utilizzi Word 2002 o Word 2003, i passaggi sono leggermente diversi:

  1. Scegli Lettere e indirizzi dal menu Strumenti, quindi Stampa unione. Word visualizza il riquadro attività Stampa unione a destra della finestra del programma.

  2. Utilizzando i passaggi nel riquadro delle attività, indicare che si desidera creare etichette e che si desidera quindi in un nuovo documento.

  3. Quando richiesto, specifica un’origine dati per la tua unione.

  4. Utilizzando i campi a tua disposizione, progetta come desideri che appaiano le tue etichette postali.

  5. Chiudere il riquadro attività Stampa unione.

A questo punto hai un foglio di etichette sullo schermo e sei pronto per formattarle per gestire correttamente le linee lunghe. Indipendentemente dalla versione di Word che stai utilizzando, segui questi passaggi:

  1. Seleziona l’intero documento premendo Ctrl + A.

  2. Tieni premuto il tasto Maiusc mentre premi la freccia sinistra. Questo “deseleziona” il marcatore di paragrafo finale nel documento. (Dovresti avere selezionato tutto nel documento tranne il marcatore di paragrafo finale.)

  3. Scegli Paragrafo dal menu Formato. Word visualizza la finestra di dialogo Paragrafo. (Vedi figura 1.)

  4. Utilizzando l’elenco a discesa Speciale, scegli Appeso.

  5. Utilizzando il campo Per, specificare di quanto si desidera rientrare le righe di scorrimento. (L’impostazione predefinita è mezzo pollice.)

  6. Fare clic su OK.

Le etichette sono ora impostate e puoi eseguire la stampa unione come faresti normalmente. Il risultato sono linee di scorrimento che sono rientrate dal margine sinistro, il che le fa risaltare un po ‘.

WordTips è la tua fonte di formazione economica su Microsoft Word.

(Microsoft Word è il software di elaborazione testi più popolare al mondo.) Questo suggerimento (1612) si applica a Microsoft Word 97, 2000, 2002 e 2003. È possibile trovare una versione di questo suggerimento per l’interfaccia della barra multifunzione di Word (Word 2007 e più tardi) qui:

Handling Long Lines in Address Labels.