Emily è preoccupata per come continua a perdere la formattazione del documento.

Ogni volta che evidenzia una sezione di testo e quindi modifica il tipo di carattere o l’allineamento del margine, Word cambia l’intero documento in quel nuovo carattere o margine.

Prima di spiegare come risolvere questo problema, è necessario fare un po ‘di revisione su come viene gestita la formattazione in Word. In generale, ci sono due tipi di formattazione in Word: implicita ed esplicita. La formattazione implicita, ovvero la formattazione eseguita per “impostazione predefinita”, viene implementata mediante l’uso di stili. La formattazione esplicita viene eseguita tramite l’uso di comandi di formattazione, come quelli che si trovano nelle barre degli strumenti, nei menu e in varie finestre di dialogo.

Tutta la formattazione predefinita in Word inizia con gli stili. Non puoi allontanarti da loro; sono sempre lì, anche se cerchi di ignorarli. Se modifichi ciò che è all’interno della definizione di uno stile, hai modificato la formattazione applicata a tutti i paragrafi o caratteri che utilizzano quello stile. Se crei nuovi stili, stai creando un nuovo “predefinito”

formattazione che può essere applicata a vari elementi del documento. Se provi a ignorare gli stili, la maggior parte, se non tutti, dei tuoi paragrafi utilizza lo stile Normale.

Qualsiasi formattazione esplicita eseguita viene sempre eseguita come sovrapposizione alla formattazione basata sullo stile sottostante. Ad esempio, se selezioni alcune parole in un paragrafo e fai clic sullo strumento Grassetto, il testo selezionato viene formattato in grassetto, ma non hai rimosso lo stile che controllava il modo in cui il testo era originariamente formattato. Non puoi rimuoverlo; puoi solo sovrascriverlo.

Word rende inoltre possibile per la formattazione esplicita non solo sovrascrivere la formattazione implicita, ma divenire il formato implicito. Ciò accade perché Word può “assorbire” le modifiche esplicite di formattazione nello stile sottostante. Quando si verifica ciò, tutti gli altri elementi del documento che hanno utilizzato quello stile cambiano automaticamente per riflettere il formato appena applicato.

Questo comportamento (di assorbire la formattazione esplicita nello stile sottostante) confonde davvero l’acqua per le persone che stanno imparando come Word gestisce la formattazione. All’improvviso, i formati locali possono essere propagati a livello globale e ciò si traduce in quello che sembra essere uno strano comportamento da parte di Word.

Come risolvere il problema? Disattivare l’impostazione in Word che fa sì che la formattazione esplicita venga assorbita negli stili sottostanti. Puoi farlo seguendo questi passaggi se stai usando Word 2002 o Word 2003:

  1. Scegli Stili e formattazione dal menu Formato. Word visualizza il riquadro attività Stili e formattazione.

  2. Passa il puntatore del mouse sullo stile che desideri modificare. A destra del nome dello stile dovrebbe apparire una freccia a discesa.

  3. Fare clic sulla freccia a discesa e scegliere Modifica. Word visualizza la finestra di dialogo Modifica stile. (Vedi figura 1.)

  4. Deseleziona la casella di controllo Aggiorna automaticamente.

  5. Se lo stile è memorizzato in un modello (non è definito solo per il documento corrente), trovo che sia una buona idea scegliere la casella di controllo Aggiungi a modello.

  6. Fare clic su OK.

Infine, segui questi passaggi se stai usando Word 97 o Word 2000:

  1. Scegli Stile dal menu Formato. Word visualizza la finestra di dialogo Stile.

  2. Seleziona lo stile che desideri modificare, quindi fai clic su Modifica. Word visualizza la finestra di dialogo Modifica stile.

  3. Deseleziona la casella di controllo Aggiorna automaticamente.

  4. Se lo stile è memorizzato in un modello (non è definito solo per il documento corrente), trovo che sia una buona idea scegliere la casella di controllo Aggiungi a modello.

  5. Fare clic su OK.

Questo è tutto; è così che impedisci a Word di applicare le modifiche esplicite allo stile sottostante. Ovviamente, se hai inavvertitamente modificato gli stili in precedenza (perché la casella di controllo Aggiorna automaticamente è stata selezionata), dovrai tornare indietro e modificare la definizione dello stile in modo che il testo appaia come desideri. Dovrai anche eseguire ed eseguire questi stessi passaggi su qualsiasi altro stile nel modello o nel documento.

WordTips è la tua fonte di formazione economica su Microsoft Word.

(Microsoft Word è il software di elaborazione testi più popolare al mondo.) Questo suggerimento (93) si applica a Microsoft Word 97, 2000, 2002 e 2003. È possibile trovare una versione di questo suggerimento per l’interfaccia della barra multifunzione di Word (Word 2007 e più tardi) qui:

Perdere tutta la formattazione in un documento.