Randall si chiede come possa inserire un documento nel mezzo di un documento più grande e mantenere lo stesso aspetto e formattazione. Vuole inserire un documento di due pagine nel mezzo di un documento più lungo e mantenere la stessa formattazione in modo che quando inserite le due pagine abbiano lo stesso aspetto normale.

È davvero difficile farlo, con risultati coerenti, in Word. Perché?

A causa del modo in cui Word gestisce la formattazione. Considera, per un momento, il semplice problema dei margini della pagina. Quando si inserisce un documento in un altro, Word presuppone che si desideri utilizzare gli stessi margini di pagina di quelli nel documento di destinazione, anche se sono diversi dai margini del documento originale. Se i margini in entrambi i documenti non sono gli stessi, il documento inserito verrà riformattato entro i nuovi margini e si otterrà qualcosa di diverso dall’originale.

Un modo per aiutare a mitigare questo problema è inserire interruzioni di sezione prima e dopo il punto in cui verrà inserito il documento di due pagine. Ciò non farà sì che il documento ricevente abbia automaticamente gli stessi margini sul documento inserito, ma sarai in grado di impostare manualmente i margini tra le interruzioni di sezione in modo che corrispondano a ciò che è nel documento di due pagine. Questo potrebbe fermare alcuni dei problemi di riformattazione.

Notare che ho detto “alcuni”. Il motivo è perché la maggior parte dei problemi di formattazione sarà incentrata sulla formattazione effettiva del testo inserito. Quando si inserisce un documento in un altro, Word trasferisce tutta la formattazione, sia gli stili che la formattazione esplicita, dal documento originale e la aggiunge al documento di destinazione. Se il documento ricevente ha uno stile con lo stesso nome utilizzato dal documento da inserire, gli attributi di stile nel documento ricevente vengono utilizzati di preferenza rispetto a quelli del documento da inserire. In tal caso, la probabilità che il testo inserito appaia diverso dall’originale è molto alta.

Ad esempio, ogni documento ha uno stile di paragrafo denominato “Normale”. Se il documento ricevente ha lo stile Normale definito per visualizzare il testo come Ariel a 12 pt e il documento inserito ha lo stile Normale definito per visualizzare il testo come Times New Roman a 10 pt, allora tutti i paragrafi del documento originale formattati con lo stile Normale adotterà la formattazione Ariel a 12 punti quando inserito nel documento di ricezione.

L’unico modo per aggirare questo problema è assicurarsi che il documento che si inserisce non utilizzi mai gli stessi stili del documento ricevente. Questo, ovviamente, è molto lavoro. Per questo molte persone evitano di inserire documenti tutti insieme. Invece, inseriscono una “immagine” del documento utilizzando questi passaggi generali:

  1. Seleziona tutto il testo nel documento da inserire.

  2. Premi Ctrl + C per copiare il testo negli Appunti.

  3. Nel documento ricevente, posizionare il punto di inserimento nel punto in cui si desidera che avvenga l’inserimento.

  4. Visualizza la finestra di dialogo Incolla speciale.

  5. Fare clic sull’opzione Picture (Enhanced Metafile).

  6. Fare clic su OK.

Quello che succede è che il testo negli Appunti (il documento da inserire) viene inserito nel documento ricevente, ma viene inserito come immagine, ed è quindi più vicino all’aspetto originale. Ti consigliamo di giocare con questo metodo di inserimento; non è appropriato per documenti più lunghi o con molta complessità.

WordTips è la tua fonte di formazione economica su Microsoft Word.

(Microsoft Word è il software di elaborazione testi più popolare al mondo.) Questo suggerimento (3453) si applica a Microsoft Word 97, 2000, 2002 e 2003. È possibile trovare una versione di questo suggerimento per l’interfaccia a nastro di Word (Word 2007 e più tardi) qui:

Mantenere la formattazione durante l’inserimento di documenti.