Suzanne ha un foglio di lavoro Excel contenente indirizzi. I codici postali vengono formattati tramite la speciale formattazione di Excel che mantiene gli zeri iniziali. Tuttavia, quando utilizza la stampa unione in Word, gli zeri iniziali vengono eliminati.

Esistono diversi modi per affrontare questo problema. Ad esempio, potresti entrare in Excel e creare una nuova colonna che contenga versioni di testo dei codici postali numerici. Ecco una pratica formula di Excel da utilizzare per ottenere questo risultato:

=RIGHT("00000" & A1, 5)

Se inserisci questa formula in una colonna che è stata formattata come testo (e il CAP è nella cella A1), ti ritroverai con un testo che contiene gli zeri iniziali. Puoi quindi utilizzare questa nuova colonna nella tua unione in Word.

Se non desideri modificare i dati Excel originali, dovresti continuare a apportare le modifiche nel documento di unione di Word. Dai un’occhiata al documento; contiene campi di unione che indicano dove verranno inseriti i dati uniti. Questi campi indicano anche come devono essere trattati i dati uniti. Se selezioni il campo di unione per il CAP, puoi espanderlo premendo Maiusc + F9. Dovresti vedere il codice sottostante che compone il campo. È quindi possibile modificare il codice di campo in modo che sia simile a questo:

{ MERGEFIELD "Zip" \# 00000-0000 }

Il nome tra virgolette (“Zip”) potrebbe essere diverso; rappresenta il nome della colonna nel foglio di lavoro Excel che deve essere unito. La parte importante è aggiungere il parametro di formattazione (\ #)

seguito dal modello da utilizzare per la formattazione dei dati uniti. Quando hai finito di apportare le modifiche al campo, puoi premere di nuovo Maiusc + F9 per comprimere il campo, quindi eseguire l’unione.

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(Microsoft Word è il software di elaborazione testi più popolare al mondo.) Questo suggerimento (324) si applica a Microsoft Word 97, 2000, 2002 e 2003. È possibile trovare una versione di questo suggerimento per l’interfaccia a barra multifunzione di Word (Word 2007 e più tardi) qui:

Mantenere gli zeri iniziali.