Potresti avere molte informazioni comuni che devono apparire in molti documenti diversi. Ad esempio, potrebbe essere necessario che il tuo indirizzo, numero di telefono o informazioni simili compaiano in molti documenti diversi.

Il problema è che indirizzi, numeri di telefono e altre informazioni possono cambiare frequentemente. Pertanto, se si desidera modificare queste informazioni comuni in un gruppo di file, è necessario ricorrere a modifiche noiose oppure è necessario utilizzare una macro o una soluzione di terze parti.

Un modo per risparmiare tempo quando si includono informazioni comuni in un file è memorizzare gli elementi comuni nel proprio file e aggiungerli ai segnalibri.

Quindi, nei file del documento principale è possibile utilizzare il campo INCLUDETEXT per fare riferimento all’elemento con segnalibro. Il campo, quando viene aggiornato, acquisisce automaticamente i valori correnti degli elementi contrassegnati e li inserisce nel documento. Questo approccio ti consente di aggiornare l’indirizzo, il numero di telefono o quello che hai nel singolo file e di propagare la modifica attraverso gli altri tuoi documenti.

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(Microsoft Word è il software di elaborazione testi più popolare al mondo.) Questo suggerimento (3791) si applica a Microsoft Word 97, 2000, 2002 e 2003. È possibile trovare una versione di questo suggerimento per l’interfaccia della barra multifunzione di Word (Word 2007 e più tardi) qui:

Rendere accessibili le informazioni comuni.