Nel tempo è molto possibile raccogliere un numero enorme di documenti. Ad un certo punto potresti voler apportare la stessa modifica a ciascuno dei documenti nella raccolta. Ad esempio, potrebbe essere necessario modificare il nome dell’azienda all’interno di ogni documento. Ovviamente puoi aprire ogni documento, apportare la modifica e quindi salvare il documento, ma quel processo può diventare rapidamente stancante se hai centinaia o migliaia di documenti da elaborare.

Cosa fare? Coerentemente con il punto che è stato fatto in altri numeri di Suggerimenti, ogni volta che hai qualcosa di banale e faticoso da realizzare, puoi spesso usare una macro per gestire il lavoro per te. Ad esempio, potresti scrivere una macro che attraversi tutti i documenti in una directory, li carichi a turno, cerchi e modifichi il testo necessario e salvi nuovamente il documento. Questo processo non è diverso dal processo che seguiresti manualmente, tranne per il fatto che viene eseguito sotto il controllo della macro. Questo lo rende molto più facile e veloce.

Quello che segue è un esempio di una macro che potrebbe fare il trucco:

Public Sub MassReplace()

With Application.FileSearch         .LookIn = "C:\"             ' where to search         .SearchSubFolders = True    ' search the subfolders         .FileName = "*.doc"         ' file pattern to match

' if more than one match, execute the following code         If .Execute() > 0 Then             ' to display how many files this macro will access,             ' uncomment the next line of code '            MsgBox "Found " & .FoundFiles.Count & " file(s)."



' for each file you find, run this loop             For i = 1 To .FoundFiles.Count                 ' open the file based on its index position                 Documents.Open FileName:=.FoundFiles(i)



' search and replace the company name                 selection.Find.ClearFormatting                 selection.Find.Replacement.ClearFormatting                 With selection.Find                     .Text = "OldCompanyName"

.MatchCase = True                     .Replacement.Text = "NewCompanyName"

End With                 selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll

' replace street address                 With selection.Find                     .Text = "OldStreetAddress"

.Replacement.Text = "NewStreetAddress"

End With                 selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll

' replace the City, State, and Zip code                 With selection.Find                     .Text = "OldCityStateAndZip"

.Replacement.Text = "NewCityStateAndZip"

End With                 selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll

' save and close the current document                 ActiveDocument.Close wdSaveChanges             Next i         Else             ' if the system cannot find any files             ' with the .doc extension             MsgBox "No files found."

End If     End With End Sub

Questa macro è abbastanza potente e ti consente non solo di modificare il nome di una società, ma anche l’indirizzo della tua azienda. Tutto quello che devi fare è apportare modifiche per specificare la directory e l’unità da utilizzare nella ricerca, nonché le informazioni sulla società vecchia e nuova.

Se la gestione delle macro va un po ‘oltre ciò che si desidera affrontare, sono disponibili anche diversi prodotti commerciali che funzioneranno con i documenti di Word. Vari abbonati hanno suggerito i seguenti programmi:

WordTips è la tua fonte di formazione economica su Microsoft Word.

(Microsoft Word è il software di elaborazione testi più popolare al mondo.) Questo suggerimento (1462) si applica a Microsoft Word 97, 2000, 2002 e 2003. È possibile trovare una versione di questo suggerimento per l’interfaccia a nastro di Word (Word 2007 e più tardi) qui:

Ricerca e sostituzione di massa.