Non è insolito per le persone lavorare insieme in “team” nell’ambiente lavorativo di oggi. Invece di una singola persona responsabile di un determinato compito, un gruppo di persone può essere incaricato del suo completamento con successo. Ciò potrebbe significare che hai un documento di cui sono responsabili più persone. Con alcuni programmi di Office (come Excel), più utenti possono condividere lo stesso documento e lavorarci contemporaneamente.

Word non consente a più persone di utilizzare lo stesso documento di Word contemporaneamente, poiché le modifiche da parte di ogni individuo potrebbero creare scompiglio con il documento finale. Word fornisce invece diversi strumenti che è possibile utilizzare in un ambiente multiutente per semplificare leggermente la collaborazione di un documento.

Il primo di questi strumenti è denominato Track Changes. Questo strumento consente due diversi approcci alla modifica dei documenti, ciascuno con vantaggi e svantaggi. Il primo approccio presuppone una progressione seriale del documento. Ad esempio, hai una singola copia del documento e si fa strada attraverso ogni membro del tuo team. Con la funzione Traccia modifiche attivata, le modifiche di ogni persona vengono annotate e possono essere facilmente riviste dalla persona responsabile finale del documento. Quella persona, quella con cui il documento è iniziato originariamente e che alla fine finirà, utilizza la funzione Accetta o rifiuta modifiche per esaminare ogni modifica e giudicare se deve essere accettata o meno.

L’altro approccio all’uso dello strumento Rileva modifiche consiste nel fornire a ciascun membro del team una copia del documento. Sono liberi di apportare modifiche e non devono farlo con Rileva modifiche attivato.

Quindi, la persona responsabile della produzione del documento finale raccoglie ciascuno dei documenti modificati e li “unisce” utilizzando la funzione Confronta documenti. (Anche in questo caso, questa funzionalità fa parte della parte complessiva Rileva modifiche di Word.) Confronta documenti combina due documenti, risultando in un documento che mostra le differenze tra i due documenti originali. Una volta terminato il processo di fusione, con i documenti di ciascuno dei membri del team, la persona responsabile può utilizzare nuovamente la funzione Accetta o rifiuta modifiche per esaminare ogni modifica e determinarne l’accettabilità.

Se si decide di utilizzare la funzionalità Rileva modifiche di Word, e in particolare se si decide di utilizzare il primo approccio, è possibile utilizzare la funzionalità Commenti per consentire ai membri del team di inserire i propri commenti nel documento. Questi commenti non dovrebbero riflettere le modifiche effettive al documento (che dovrebbero essere apportate al documento stesso con Rileva modifiche attivato), ma possono contenere commenti generali sul motivo per cui sono state apportate determinate modifiche o solo commenti generali sullo sviluppo del documento. In effetti, la funzione Commenti diventa un modo per i membri del team di fornire input al processo di sviluppo. Il membro del team responsabile finale del documento può quindi leggere i commenti e risolvere eventuali problemi in essi contenuti.

WordTips è la tua fonte di formazione economica su Microsoft Word.

(Microsoft Word è il software di elaborazione testi più popolare al mondo.) Questo suggerimento (534) si applica a Microsoft Word 97, 2000, 2002 e 2003. È possibile trovare una versione di questo suggerimento per l’interfaccia a nastro di Word (Word 2007 e più tardi) qui:

Multiple Document Users.