Outlook è progettato come parte della suite Office ed è quindi progettato per essere utilizzato in stretta collaborazione con Word. A volte, tuttavia, far funzionare Outlook in modo intuitivo con Word può essere una sfida.

Considera la situazione in cui potresti voler utilizzare la rubrica di Outlook per inserire indirizzi di casa in un documento di Word. Se si utilizza il pulsante della barra degli strumenti della Rubrica per inserire gli indirizzi, sia Word che Outlook utilizzano ciò che molti considerano un insieme di linee guida non intuitivo per determinare quale indirizzo è effettivamente inserito in Word. Per capire perché (e come puoi usare l’indirizzo che vuoi veramente), iniziamo ricapitolando un po ‘sul lato Outlook.

I contatti in Outlook possono avere tre indirizzi: “Azienda”, “Casa” o “Altro”. Quando si esaminano i dettagli del contatto nella scheda Generale in un modulo di contatto in Outlook, è presente una casella di indirizzi su più righe che mostra uno degli indirizzi. Il modo per vedere gli altri indirizzi è tramite l’elenco a discesa / pulsante di scelta accanto alla casella dell’indirizzo, quello che indica se l’indirizzo è “Azienda”, “Casa” o “Altro”.

C’è anche una casella di controllo etichettata “Questo è l’indirizzo postale”. Questa casella di controllo indica quale dei tre indirizzi è l ‘”indirizzo postale”. Se l’indirizzo aziendale è spuntato, il segno di spunta scompare quando viene visualizzato l’indirizzo di casa, ma ricompare quando si torna indietro per visualizzare nuovamente l’indirizzo aziendale. È un po ‘confuso, lo so, ma …​ Ad ogni modo, la cosa da fare qui è assicurarsi che il segno di spunta venga visualizzato per qualsiasi indirizzo del contatto che è probabile che utilizzi di più o (e penso che sia meglio) assicurati che il viene spuntato l’indirizzo dell’attività anziché uno qualsiasi degli altri. Tra poco vedrai perché penso a quest’ultimo, ma per ora devo sottolineare che il segno di spunta qualsiasi indirizzo non impedisce a Word di accedere ad altri. Imposta solo l’impostazione predefinita. Ma è importante impostarne uno a causa di un bug relativamente minore nel software.

Va bene, passiamo a Word. Facendo clic sul pulsante Rubrica sulla barra degli strumenti in Word viene visualizzata la finestra di dialogo Seleziona nomi. Nella finestra di dialogo Seleziona nomi, imposta l’elenco a discesa “Mostra nomi da” su “Contatti”

(la scelta secondaria nella Rubrica di Outlook).

Ora la parte interessante. Una serie di pulsanti di opzione apparirà magicamente sotto l’elenco a discesa e saranno etichettati “Mailing”, “Home” e “Altro”. E, sì, “Posta” indica l’indirizzo del contatto che è stato contrassegnato come indirizzo postale, “Casa” è lo stesso dell’indirizzo “Casa” del contatto in Outlook e “Altro” è lo stesso dell’indirizzo “Altro” del contatto in Prospettiva. Ora dovrebbe essere abbastanza ovvio il motivo per cui ho suggerito di spuntare l’indirizzo aziendale come indirizzo postale, altrimenti non è una scelta disponibile da questa finestra di dialogo Seleziona nomi! (Lo so, lo so.

Non farmi iniziare con la progettazione e la pianificazione del software – saremo qui tutto il giorno!). Basti dire, scegli il tipo di indirizzo richiesto per l’inserimento in Word, trova il nome del contatto nell’elenco e fai clic su OK. L’indirizzo richiesto dovrebbe essere inserito in Word – supponendo che un indirizzo di quel tipo esista per quel contatto, ovviamente.

WordTips è la tua fonte di formazione economica su Microsoft Word.

(Microsoft Word è il software di elaborazione testi più popolare al mondo.) Questo suggerimento (913) si applica a Microsoft Word 97, 2000, 2002 e 2003.