Quando si utilizza la funzionalità di stampa unione di Word per creare etichette, crea semplicemente un documento di origine che contiene i codici di campo corretti per stampare un singolo insieme di etichette. Per stampare più copie di etichette, tutto ciò che devi fare è unire il documento di origine con l’origine dati per creare un nuovo documento. Questo documento unito può essere stampato tutte le volte che si desidera per ottenere tutte le copie desiderate.

Il problema con questo approccio, ovviamente, è che si finisce con più set di etichette, non più copie di etichette. Ad esempio, supponiamo che tu voglia cinque copie di ciascuna etichetta, quindi hai stampato il documento unito cinque volte. La prima etichetta in ogni set è la stessa, come ti aspetteresti. Tuttavia, se si desidera stampare cinque copie della stessa etichetta, in ordine, sul primo foglio, quindi cinque copie dell’etichetta successiva, in ordine, non è possibile utilizzare l’approccio della semplice stampa del documento unito più volte.

La risposta sta nel tornare al documento di origine, quello con i codici di campo, creato da Word. Se si visualizza il documento di origine e quindi si preme Alt + F9 per visualizzare i codici di campo nel documento. Vedrai che per ogni etichetta tranne la prima, Word include un campo \ {NEXT} all’inizio dell’etichetta. Per stampare più copie delle etichette, è sufficiente rimuovere il numero desiderato di campi \ {NEXT}. Per ogni campo \ {NEXT} rimosso, Word stamperà quell’etichetta utilizzando i dati nello stesso record di dati utilizzato dall’etichetta precedente. (Ricorda anche che Word mette insieme le etichette da sinistra a destra, poi dall’alto verso il basso.)

Ad esempio, supponiamo che Word abbia formattato il documento di origine per le etichette Avery 5160, che sono tre e dieci righe per foglio. Se vuoi tre copie di ogni etichetta, rimuovi semplicemente i campi \ {NEXT} da ciascuna etichetta nelle colonne due e tre. Quindi, un campo \ {NEXT} apparirà solo nella prima etichetta di ogni riga, ad eccezione della prima riga, dove Word assume sempre un \ {NEXT}. Per creare le tue etichette effettive, unisci semplicemente il documento di origine con l’origine dati per creare un nuovo documento con le tue etichette. Vedrai che ogni etichetta viene ripetuta tre volte.

Per creare una diversa quantità di etichette, assicurati semplicemente che il campo \ {NEXT} appaia solo dopo il numero di etichette desiderate. Ciò significa che se vuoi cinque copie di ogni etichetta, allora \ {NEXT} dovrebbe apparire solo all’inizio della sesta, undicesima, sedicesima, ventunesima e ventiseiesima etichetta.

Lo svantaggio di questo approccio è che il numero di etichette stampate deve essere un fattore del numero di etichette sul foglio. Nel caso delle etichette Avery 5160, il numero 30 (il numero di etichette per foglio)

deve essere uniformemente divisibile per il numero di copie desiderate. Ad esempio, puoi stampare 2, 3, 5, 6, 10 o 15 etichette e riempire ogni foglio. Se usi un numero diverso, come 7, che non è divisibile in modo uniforme (7 per 4 è 28, che è il più vicino che puoi ottenere), devi rimuovere tutti i campi dalle ultime due etichette del foglio in modo che stampare in bianco.

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(Microsoft Word è il software di elaborazione testi più popolare al mondo.) Questo suggerimento (1627) si applica a Microsoft Word 97, 2000, 2002 e 2003. È possibile trovare una versione di questo suggerimento per l’interfaccia della barra multifunzione di Word (Word 2007 e più tardi) qui:

Stampa di copie multiple di etichette durante l’unione.