Mori ha un documento che ha “parole chiave” elencate in grassetto. Vorrebbe creare un indice che includa queste parole chiave. Mori si chiede se esiste un modo per contrassegnare automaticamente tutte le frasi in grassetto in modo che appaiano in un indice.

Ci sono un paio di modi in cui puoi affrontare questo compito. Forse il modo più semplice è sfruttare la funzionalità AutoMark di Word per creare le voci dell’indice. Il trucco è inserire le tue parole, quelle che vuoi in un indice, nel loro file. Ecco un modo semplice per farlo:

  1. Apri il documento di cui desideri l’indice.

  2. Crea un nuovo documento vuoto.

  3. Torna al documento di origine (quello di cui desideri l’indice).

  4. Premi Ctrl + F. Word visualizza la scheda Trova della finestra di dialogo Trova e sostituisci. (Vedi figura 1.)

  5. Assicurati che la casella Trova sia vuota e che il punto di inserimento sia in essa.

  6. Premi Ctrl + B. Word indica che desideri trovare testo in grassetto.

  7. Selezionare la casella di controllo Evidenzia tutti gli elementi trovati.

  8. Fare clic su Trova tutto. Word evidenzia tutte le parole in grassetto nel documento.

  9. Premi Ctrl + C. Tutte le parole vengono copiate negli Appunti.

  10. Passa al documento vuoto.

  11. Premi Ctrl + V. Tutte le parole sono ora nel documento precedentemente vuoto, una parola per riga.

Con le parole nel loro documento, puoi facilmente ordinarle e cercare eventuali duplicati. Elimina i duplicati in modo da avere un elenco di parole e frasi uniche, una per riga. È quindi necessario convertire le parole in una tabella; basta selezionarli e scegliere Tabella | Converti | Testo in tabella. Quello che dovresti ottenere è una tabella che ha una singola colonna con le tue parole e frasi in quella colonna. (Se ti ritrovi con più colonne, potresti voler annullare la conversione e cercare eventuali caratteri di tabulazione nell’elenco di parole e frasi. Se li trovi, eliminali, poiché attivano la conversione per aggiungere un’altra colonna.)

Con tutte le tue parole e frasi in una singola colonna, aggiungi una seconda colonna appena a destra della prima. Affinché la funzione AutoMark funzioni al meglio, la prima colonna deve contenere le parole o le frasi che si desidera contrassegnare nel documento e la seconda colonna deve contenere il modo in cui si desidera che quelle parole e frasi appaiano nell’indice.

Ad esempio, potresti avere più varianti della stessa frase nella prima colonna, come “risultati conteggiati”, “risultati conteggiati”, “risposte conteggiate” e “risposte conteggiate”. Se vuoi che ognuno di questi compaia nell’indice sotto la frase “conteggio dei risultati”, posiziona quella frase a destra di ciascuna delle frasi originali. Se vuoi che la parola o la frase nella colonna di sinistra sia la stessa parola o frase usata nell’indice, copiala dalla colonna di sinistra alla colonna di destra.

Quando hai finito con la tua lista, salva il documento. Puoi quindi utilizzare ciò che hai creato per contrassegnare automaticamente il documento originale, in questo modo:

  1. Scegli Inserisci | Riferimento | Indice e tabelle. Word visualizza la finestra di dialogo Indice e tabelle.

  2. Assicurati che la scheda Indice sia visualizzata. (Vedi figura 2.)

  3. Fare clic sul pulsante AutoMark. Word visualizza la finestra di dialogo Scegli un file.

  4. Utilizzare i controlli nella finestra di dialogo per selezionare il file che contiene l’elenco di parole chiave e frasi.

  5. Fare clic su Apri.

Questo è tutto. Word utilizza l’elenco di parole come una “tabella di marcia” per ciò che dovrebbe contrassegnare nel documento. Quando la funzione AutoMark è terminata, puoi creare il tuo indice come desideri.

Se preferisci, puoi utilizzare una macro per contrassegnare tutte le voci di indice nel documento, a seconda che il testo sia in grassetto o meno. L’esempio seguente cerca semplicemente in un documento qualsiasi testo in grassetto. Se individua quel testo, vi inserisce una voce di indice.

Sub InsertingIndexEntries()

Application.ScreenUpdating = False

'Go to the first page of the document     Selection.HomeKey wdStory, wdMove

'Set up the Find and Replace operation     Selection.Find.ClearFormatting     Selection.Find.Replacement.ClearFormatting     With Selection.Find         .Text = ""

.Replacement.Text = ""

.Forward = True         .Wrap = wdFindContinue         .Format = True         .MatchWildcards = False         .Font.Bold = True     End With

'Finds the bold text and inserts an index entry.

Do         Selection.Find.Execute         If Selection.Find.Found Then             'Checks if the Index field was selected             'This occurs if it does not contain any entries             If UCase(Selection.Range.Text) <> "NO INDEX ENTRIES FOUND." Then                 'Insert an index entry and use the text within                 'the selected range as the entry name                 ActiveDocument.Indexes.MarkEntry _                   Range:=Selection.Range, _                   Entry:=Selection.Range.Text, _                   EntryAutoText:=Selection.Range.Text, _                   CrossReference:="", _                   CrossReferenceAutoText:="", _                   BookmarkName:="", _                   Bold:=False, _                   Italic:=False, _                   Reading:=""

'Move past text that was found and the new index entry                 Selection.MoveRight wdCharacter, 1, wdExtend                 Selection.Collapse wdCollapseEnd             End If         End If     Loop While Selection.Find.Found

Application.ScreenUpdating = True     Application.ScreenRefresh End Sub

Ricorda che questa macro trova qualsiasi testo in grassetto nel documento, inclusi (possibilmente) i punti che potresti non aspettarti. Ad esempio, se alcune intestazioni sono formattate in grassetto, quelle intestazioni verranno contrassegnate anche per l’indice. Inoltre, se esegui la macro più di una volta, potresti ritrovarti con più voci di indice per ogni frase o parola in grassetto. Se è necessario eseguirlo più di una volta, eliminare i campi indice esistenti prima di eseguirlo di nuovo.

_Nota: _

Se desideri sapere come utilizzare le macro descritte in questa pagina (o in qualsiasi altra pagina dei siti WordTips), ho preparato una pagina speciale che include informazioni utili.

Fare clic qui per aprire quella pagina speciale in una nuova scheda del browser.

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(Microsoft Word è il software di elaborazione testi più popolare al mondo.) Questo suggerimento (1) si applica a Microsoft Word 97, 2000, 2002 e 2003.

Puoi trovare una versione di questo suggerimento per l’interfaccia a nastro di Word (Word 2007 e versioni successive) qui:

Inserimento di parole in grassetto in un indice.