Evelyn nota che in WordPerfect poteva creare quelle che venivano chiamate QuickWords. È simile al glossario in Word, ma QuickWords potrebbe fare di più. Con loro poteva memorizzare un documento completo, comprese intestazioni, piè di pagina e formattazione, e inserire quel documento completo all’interno di un altro documento. Il testo automatico ti consente di memorizzare e riutilizzare grandi blocchi di testo, ma non può gestire interi documenti, inclusi intestazioni, piè di pagina e tutta la formattazione, come potrebbe fare QuickWords. Evelyn si chiede se esiste un modo per ottenere questa funzionalità avanzata in Word.

Ci sono, in Word, due modi diversi per inserire il testo nel documento.

Il primo è attraverso l’uso di voci di glossario, come osserva Evelyn. Il secondo è tramite l’utilizzo del campo INCLUDETEXT, che consente di inserire il contenuto di un intero documento all’interno del documento corrente.

Entrambi gli approcci sono ottimi per inserire del testo nel documento, ma nessuno dei due arriva fino alla funzionalità QuickWords di WordPerfect. La differenza più grande è nella gestione della formattazione a livello di pagina.

In Word, la formattazione a livello di pagina include elementi come margini, intestazioni e piè di pagina. Quando si desidera modificare queste cose all’interno di un documento, è necessario inserire un’interruzione di sezione e regolare la formattazione per la nuova sezione. Quando si inserisce il testo utilizzando il testo automatico o il campo INCLUDETEXT, Word non osserva realmente quale fosse la formattazione a livello di pagina del testo che si sta inserendo.

Un modo per aggirare questo problema, ovviamente, consiste nell’inserire due interruzioni di sezione nel documento e inserire il glossario o utilizzare INCLUDETEXT tra le interruzioni di sezione. Quindi puoi formattare manualmente quella sezione per avere la formattazione a livello di pagina che desideri.

In realtà esiste un altro modo per inserire del testo nel documento, e questo è con l’uso di documenti secondari. Se si crea un documento master e quindi si inserisce nei documenti secondari del documento master, la formattazione a livello di pagina all’interno dei documenti secondari viene utilizzata nel documento stampato finale. (Questo perché quando inserisci un documento secondario nel documento master, Word lo inserisce all’interno della propria sezione, il che consente alla formattazione a livello di pagina del documento secondario di essere diversa da quella del documento master.)

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(Microsoft Word è il software di elaborazione testi più popolare al mondo.) Questo suggerimento (555) si applica a Microsoft Word 97, 2000, 2002 e 2003. È possibile trovare una versione di questo suggerimento per l’interfaccia a nastro di Word (Word 2007 e più tardi) qui:

QuickWords in Word.