Se ricevi regolarmente documenti da persone diverse, ti starai chiedendo se esiste un modo per formattare i documenti in modo che abbiano tutti lo stesso aspetto. Può essere frustrante lavorare con documenti in cui ognuno ha un’idea diversa di ciò che sembra “buono” su una pagina stampata.

Il metodo collaudato per standardizzare la formattazione delle informazioni in un documento consiste nell’usare semplicemente gli stili. Se definisci un set di stili che coprono tutte le tue esigenze di formattazione, puoi quindi memorizzarli in un modello che può essere facilmente applicato a una moltitudine di documenti. Quindi alleghi il modello a un documento seguendo questi passaggi:

  1. Scegli l’opzione Modelli e componenti aggiuntivi dal menu Strumenti. Word visualizza la finestra di dialogo Modelli e componenti aggiuntivi. (Vedi figura 1.)

  2. Utilizzando il pulsante Allega, individuare e selezionare il modello che si desidera allegare al documento corrente.

  3. Assicurati che la casella di controllo Aggiorna automaticamente gli stili del documento sia selezionata.

  4. Fare clic su OK.

Questi pochi semplici passaggi applicano la formattazione nel modello al documento aperto. Cosa significa questo? Significa che l’aspetto di qualsiasi cosa formattata con stili nel documento corrente verrà aggiornato per riflettere gli stili con gli stessi nomi nel modello. Ad esempio, se è presente un formato Corpo testo sia nel documento che nel modello, le definizioni di stile nel modello sovrascriveranno quelle nel documento, standardizzando così l’aspetto del documento.

Ovviamente ci sono un paio di grossi avvertimenti. Se il documento non utilizza stili o se la formattazione dei caratteri nel documento è stata esplicitamente sovrascritta (in altre parole, l’utente ha selezionato il testo e ha utilizzato la finestra di dialogo Carattere o le barre degli strumenti per formattare il testo), allegare il modello al documento non hanno effetti apprezzabili sul testo. Dovrai comunque esaminare il documento e applicare manualmente gli stili dal modello appena allegato.

L’altra cosa che non viene aggiornata quando si allega un nuovo modello sono le informazioni contenute nella finestra di dialogo Imposta pagina. Pertanto, cose come il formato della carta, i margini, le posizioni di intestazione e piè di pagina e l’orientamento non vengono influenzati. Questi devono essere aggiornati manualmente documento per documento o eseguiti nel loro insieme tramite l’uso di una macro. Il framework per tale macro è il seguente:

Sub MassFormatFiles     Dim JName As String

Dialogs(wdDialogFileOpen).Show     Application.ScreenUpdating = False     JName = Dir("*.doc")

While (JName > "")

Application.Documents.Open FileName:=JName

'Do formatting here

ActiveDocument.Close SaveChanges:=wdSaveChanges         JName = Dir()

Wend     Application.ScreenUpdating = True End Sub

Ricorda che è solo una struttura. Per utilizzare la macro, è necessario sostituire il commento “Esegui formattazione qui” con i comandi effettivi che eseguono la formattazione che desideri venga eseguita su ciascun file. È possibile copiare questi comandi da una macro in cui sono stati registrati i passaggi di formattazione, se lo si desidera.

Quando esegui la macro, vedrai una normale finestra di dialogo Apri. Tutto quello che devi fare è visualizzare la cartella di cui desideri elaborare i file, quindi fare clic su Apri. Ogni file viene aperto a turno, formattato (con i comandi di formattazione forniti) e quindi salvato di nuovo.

Dovresti capire che ogni volta che tenti di eseguire una “formattazione di massa” tra i documenti, corri il rischio di rovinare i documenti in un modo imprevisto. Perché? Perché potrebbe esserci qualche differenza relativamente piccola ma importante tra i documenti che viene goffamente incasinata per essere sovrascritta quando si applicano i formati comuni. Nessuna quantità di formattazione automatica compenserà la ricerca manuale in ogni pagina di un documento per garantire che tutto appaia come dovrebbe.

_Nota: _

Se desideri sapere come utilizzare le macro descritte in questa pagina (o in qualsiasi altra pagina dei siti WordTips), ho preparato una pagina speciale che include informazioni utili.

Fare clic qui per aprire quella pagina speciale in una nuova scheda del browser.

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(Microsoft Word è il software di elaborazione testi più popolare al mondo.) Questo suggerimento (1516) si applica a Microsoft Word 97, 2000, 2002 e 2003.