Una delle caratteristiche interessanti di Word è la capacità di definire voci di glossario per frasi, nomi e altri piccoli pezzi di testo “standard”. Non è raro sviluppare molte voci di glossario diverse che possono essere applicabili a un’intera organizzazione. Se si utilizza una rete nella propria organizzazione, il passaggio logico successivo è chiedersi come è possibile condividere quelle voci di glossario tra tutti gli utenti della rete.

Le voci di glossario vengono memorizzate nei modelli. Per impostazione predefinita, le voci di glossario create durante la modifica dei documenti verranno archiviate nel modello Normal.Dot. Tuttavia, possono effettivamente essere memorizzati in qualsiasi modello (è possibile specificare la posizione durante la definizione della voce di glossario). La creazione o l’apertura di un documento basato su un modello diverso da Normal.Dot rende disponibili tutte le voci di glossario memorizzate nel modello sottostante di quel documento, ma solo per l’uso in quel documento; non è stato possibile accedervi da altri documenti basati su altri modelli.

C’è un avvertimento qui, tuttavia. Qualsiasi modello caricato come modello globale (o componente aggiuntivo globale), come Normal.Dot, rende disponibili per qualsiasi documento le voci di glossario memorizzate in quel modello. Per caricare un documento come componente aggiuntivo globale, il file modello (ad esempio “MyTemplate.Dot”)

deve essere posizionato nella cartella di avvio predefinita di Office (in genere \ Microsoft Office \ Office \ Startup \) o in una cartella di avvio definita dall’utente.

Per impostare la cartella di avvio definita dall’utente, è possibile utilizzare la scheda Percorsi file della finestra di dialogo Opzioni in Word. È sufficiente impostare l’elemento di avvio nella finestra di dialogo.

Per farla breve, tutte le voci di glossario condivise potrebbero essere memorizzate in un modello principale e quel modello condiviso tra gli utenti caricandolo come modello globale. Condividerlo potrebbe essere forse inserendolo nella cartella di avvio di Office sul computer di ogni persona, o forse indicando tutte le impostazioni di avvio (nella finestra di dialogo Opzioni)

in una singola cartella condivisa sul server di rete.

È necessario essere consapevoli del fatto che esistono problemi di modifica e gestione da considerare per entrambi gli approcci di condivisione. Ad esempio, se un utente aggiunge una nuova voce di glossario alla copia di ShareAutotext.Dot sul proprio computer, come viene distribuita a tutti gli altri utenti? Se un utente aggiunge una nuova voce di glossario a un singolo ShareAutotext.Dot master che si trova sul server, altri utenti che tentano di aggiungere nuove voci di glossario incontreranno problemi di condivisione dei documenti quando tenteranno di salvare le modifiche. Chiaramente sarebbe necessario elaborare una politica attenta, ma si tratta più di una questione di gestione che di una questione tecnologica.

WordTips è la tua fonte di formazione economica su Microsoft Word.

(Microsoft Word è il software di elaborazione testi più popolare al mondo.) Questo suggerimento (1392) si applica a Microsoft Word 97, 2000, 2002 e 2003.