Gary ha chiesto se fosse possibile specificare una posizione in cui Word salvare i file di backup, se l’impostazione “Crea sempre copia di backup” è attivata. In questo modo avrebbe potuto eseguire più facilmente i backup dei documenti, senza copiare la copia di backup nel backup. (Suona come uno scioglilingua, eh?)

La risposta breve è no, Word non ti permette di farlo. Il motivo è abbastanza semplice, in realtà: ha a che fare con i nomi dei file. Quando si attiva la funzionalità di backup, Word salva i file di backup aggiungendo o anteponendo del testo speciale al nome del file. In alcune versioni di Word, viene utilizzata l’estensione del nome file WBK al posto del familiare DOC. In altre versioni di Word, l’estensione DOC viene utilizzata da Word aggiunge la frase “Backup di” all’inizio del nome del documento.

Diciamo che hai due directory e in ognuna hai documenti diversi ma ognuna ha lo stesso nome, come in MyLetter.doc. Se i backup sono attivati ​​e Word consente di specificare dove vengono posizionati i backup, i nomi per i backup dei due file diversi sarebbero gli stessi (MyLetter.wbk o Backup di MyLetter.doc) e due file con lo stesso nome non possono essere salvati nella stessa cartella. La soluzione è che Word conservi semplicemente la copia di backup di un documento nella stessa cartella della copia originale. In questo modo, non incorrerai affatto in conflitti di denominazione.

Ma cosa succede se si è disposti a correre il rischio di nomi di conflitti e si desidera comunque che i file di backup vengano archiviati in una posizione diversa? In tal caso, sei lasciato ai tuoi dispositivi e puoi affrontare il problema in molti modi diversi.

Innanzitutto, puoi utilizzare una macro per salvare il backup per te, piuttosto che fare affidamento sulla funzionalità di backup all’interno di Word. La seguente macro, che sostituisce il comando Salva, salverà una copia di backup del documento sia in C: \ Backups \ che nella directory corrente.

Sub FileSave()

Dim docName As Boolean     Dim templateFullName As String

docName = ActiveDocument.name Like "Document#*"

templateFullName = ActiveDocument.FullName     If docName = True Then         Dialogs(wdDialogFileSaveAs).Show     Else         ActiveDocument.SaveAs FileName:="C:\Backups\" _           & ActiveDocument.name, AddToRecentFiles:=False         ActiveDocument.SaveAs FileName:=templateFullName     End If End Sub

Questa macro non salva un backup quando si salva un file per la prima volta, solo quando si esegue un salvataggio successivo. Il salvataggio, ovviamente, richiederà il doppio del tempo normale, poiché Word esegue effettivamente due salvataggi distinti. Inoltre, la macro non utilizza l’estensione WBK o la frase “Backup di” su nessuno dei file salvati in C: \ Backups \. Invece, i file vengono salvati lì come normali file DOC.

La seconda possibile soluzione consiste nell’usare ancora la funzionalità di backup di Word, ma spostare periodicamente tutti i file di backup nella propria directory. Puoi farlo seguendo questi passaggi generali:

  1. Esci da Word.

  2. Apri una cartella in cui desideri che risiedano i file di backup.

  3. In Windows, avvia lo strumento Trova file. A seconda della versione di Word, in genere questa operazione viene eseguita scegliendo Start | Cerca | Per file o cartelle.

  4. Cerca * .wbk sull’unità in cui archivi i tuoi documenti di Word.

Verrà visualizzato un elenco di tutti i file di backup sull’unità.

  1. Se al passaggio 4 non viene restituito alcun file, cerca “Backup di *”

(senza virgolette) sull’unità.

  1. Premi Ctrl + A per selezionare tutti i file trovati.

  2. Utilizzando il pulsante destro del mouse, trascinare i file selezionati nella cartella aperta al passaggio 2. Quando si rilascia il pulsante del mouse, Windows sposta i file dalle cartelle originali nella cartella specificata.

  3. Chiudi la finestra di dialogo Cerca.

Con i file di backup nella loro cartella, puoi quindi fare quello che vuoi con loro.

La terza soluzione possibile, particolarmente applicabile quando si effettuano backup, è quella di utilizzare WinZip per archiviare solo i file che terminano in DOC o WBK, a seconda del desiderio.

_Nota: _

Se desideri sapere come utilizzare le macro descritte in questa pagina (o in qualsiasi altra pagina dei siti WordTips), ho preparato una pagina speciale che include informazioni utili.

Fare clic qui per aprire quella pagina speciale in una nuova scheda del browser.

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(Microsoft Word è il software di elaborazione testi più popolare al mondo.) Questo suggerimento (1701) si applica a Microsoft Word 97, 2000, 2002 e 2003.