Hai finito il tuo capolavoro e sei pronto per “andare in stampa”

(anche se la stampante è una piccola stampante nell’angolo dell’area di lavoro).

Dai un’occhiata al documento e noti che è lungo un certo numero di pagine. Vai all’ultima pagina e scopri che ci sono solo due righe o giù di lì nella pagina finale. Se solo potessi sbarazzarti di quelle righe …​

Questo è un problema comune a molti scrittori. Non importa se scrivi lettere o novelle: il problema di adattare il testo a un’area di stampa specifica può essere frustrante. Cosa sai fare? Bene, c’è un approccio semplice e un approccio migliore. Diamo un’occhiata a ciascuno di essi.

Prima di tutto, per l’approccio semplice: se visualizzi il tuo documento in Anteprima di stampa, noti che c’è un pulsante sulla barra degli strumenti che condenserà il tuo documento per una pagina. In realtà, non lo fa davvero. Invece, riduce la dimensione del carattere di tutti i caratteri utilizzati nel documento, consentendo così di adattare più testo all’area che hai a disposizione. Influisce anche sulle dimensioni dei caratteri in modo diverso. Ad esempio, un documento con un testo di 14 punti, 12 punti, 10 punti e 8 punti ha tali dimensioni ridotte, rispettivamente, a 12 punti, 10,5 punti, 8,5 punti e 7 punti. Questo potrebbe non dare i risultati desiderati.

Un approccio migliore è il vecchio metodo manuale collaudato per regolare i parametri che influenzano il testo sulla tua pagina. La prima cosa che dovresti provare ha a che fare con il contenuto del tuo documento stesso. Non aver paura di dare un’altra occhiata al tuo contenuto e modificarlo per renderlo più breve. Rimuovi le parole superflue e sforzati di essere più conciso nelle tue descrizioni.

Successivamente, puoi sillabare il tuo documento. Questo può chiudere alcune righe, semplicemente spostando le parole “parziali” fino alle righe precedenti. Funziona particolarmente bene se il lato destro del documento è piuttosto irregolare (ha molto spazio bianco).

Ora puoi esaminare la regolazione dei margini. Spesso puoi ridurre i margini su tutti e quattro i lati del foglio di 0,1 pollici e nessuno se ne accorgerà.

Non dimenticare di esaminare il margine di rilegatura, se il tuo layout ne utilizza uno.

Un’altra cosa da provare è ridurre la spaziatura tra le righe del paragrafo. È possibile impostare la spaziatura su un numero specifico di punti, ma un metodo “più complicato” consiste nell’impostare l’interlinea su Multiplo, quindi utilizzare una percentuale nella casella At. Ad esempio, imposta l’interlinea su 0,99 e il paragrafo utilizza quindi il 99% della sua normale interlinea. Puoi continuare a ridurre l’interlinea di una percentuale alla volta e l’effetto incrementale sul tuo lettore è appena percettibile: l’effetto sulla lunghezza del documento può essere notevole, a seconda del numero di pagine del documento.

Un trucco correlato è ridurre lo spazio tra i paragrafi.

Sfortunatamente, puoi farlo solo con incrementi di un punto, ma la differenza tra 12 punti e 11 punti tra i paragrafi è minuscola e praticamente non rilevabile.

Quando sono stati utilizzati gli approcci di cui sopra, è il momento di ridurre la dimensione in punti del testo del documento. È preferibile iniziare con piccoli incrementi: Word è in grado di gestire incrementi fino a metà punto (0,5).

Pertanto, è possibile ridurre da un testo di 12 punti a un testo di 11,5 punti. Questo è appena percettibile per un lettore ma può avere un enorme impatto sulla lunghezza del documento.

Infine, puoi condensare la spaziatura dei caratteri. Qui puoi essere abbastanza preciso, regolando la spaziatura di appena un decimo (.1) punto.

Anche una piccola regolazione qui può aumentare in modo significativo la quantità di materiale su ogni riga del documento.

Come puoi vedere, ci sono diverse impostazioni con cui puoi armeggiare per ridimensionare il tuo documento. Lo svantaggio di questo è che a volte armeggiare può portare a risultati imprevisti. Ad esempio, potresti ritrovarti con un documento che sembra divertente perché hai applicato le tue “correzioni” sporadicamente in tutto il documento. Un approccio più coerente consiste nell’usare gli stili per definire l’aspetto del testo. Il tuo “armeggiare”

possono quindi essere applicati agli stili stessi e verranno applicati in modo uniforme e coerente in tutto il documento. (A condizione, naturalmente, che tu abbia applicato gli stili in modo coerente all’inizio.) Gli stili sono al centro di qualsiasi presentazione professionale di testo in Word e sono stati ampiamente trattati in altri numeri di WordTips.

La linea di fondo è dare un’occhiata a ciò che stai cercando di trasmettere nel tuo documento e quindi apportare le modifiche di formattazione che sminuiscono il tuo messaggio. Ciò significa che un approccio che adotti in un documento potrebbe non essere appropriato per un altro. Devi decidere cosa è meglio per i tuoi scopi.

WordTips è la tua fonte di formazione economica su Microsoft Word.

(Microsoft Word è il software di elaborazione testi più popolare al mondo.) Questo suggerimento (605) si applica a Microsoft Word 97, 2000, 2002 e 2003. È possibile trovare una versione di questo suggerimento per l’interfaccia della barra multifunzione di Word (Word 2007 e più tardi) qui:

Squeezing Everything In.