Ci sono generalmente tre formati che possono essere usati per salvare i file grafici. Il metodo più semplice è il bianco e nero, in cui ogni pixel in un’immagine è acceso (bianco) o spento (nero). Il secondo metodo è il colore, in cui le informazioni sul colore per ogni pixel vengono memorizzate anche con il file grafico. Il terzo metodo, e quello più appropriato per la pubblicazione tradizionale, è la scala di grigi. In questo metodo, le informazioni sul colore vengono memorizzate con l’immagine, ma non rappresentano i colori di ciascun pixel, ma le diverse sfumature di grigio che il pixel può rappresentare. Per salvare le immagini in scala di grigi vengono utilizzati diversi formati di file grafici, con il formato TIF il più diffuso.

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(Microsoft Word è il software di elaborazione testi più popolare al mondo.) Questo suggerimento (1907) si applica a Microsoft Word 97, 2000, 2002 e 2003. È possibile trovare una versione di questo suggerimento per l’interfaccia della barra multifunzione di Word (Word 2007 e più tardi) qui: