Ci sono molte volte in cui stai mettendo insieme un documento di cui hai bisogno per assicurarti che certi riferimenti siano coerenti. Ad esempio, potrebbe essere necessario fare riferimento a una tolleranza particolare su un pezzo di macchinario ed è imperativo che i riferimenti siano precisi e accurati in tutto il documento.

Esistono diversi modi per gestire questa situazione utilizzando Word. Il primo è utilizzare la funzionalità di stampa unione, un altro è utilizzare i segnalibri, il terzo è utilizzare la ricerca e sostituzione, il quarto è utilizzare il glossario e il quinto è utilizzare le proprietà del documento. Se il documento ha solo un paio di riferimenti che è necessario aggiornare ogni volta che si stampa, è possibile impostare il documento come documento di stampa unione e utilizzare i codici di unione per inserire il valore corretto. In questo modo è sufficiente modificare le informazioni nel file di dati di unione per fare in modo che i riferimenti in tutto il documento finito siano accurati.

Il secondo modo è usare i segnalibri. In questo metodo dovresti eseguire i seguenti passaggi:

  1. Nella prima istanza del riferimento, definire il valore o il testo come segnalibro. (La definizione dei segnalibri è stata discussa completamente in un precedente WordTips.)

  2. Nel punto successivo in cui è necessario lo stesso valore o testo, inserire un campo premendo Ctrl + F9.

  3. All’interno del campo, digita REF _ [segnalibro] _, dove _ [segnalibro] _ è il nome del segnalibro che hai definito nel passaggio 1.

  4. Ripetere i passaggi 2 e 3 per ogni occorrenza del valore o del testo.

Dovrai assicurarti di aggiornare i tuoi campi prima di stampare se utilizzi il metodo dei segnalibri appena descritto. Il terzo metodo che puoi utilizzare è escogitare una sorta di notazione abbreviata per i valori o il testo che desideri sia coerente. Ad esempio, potresti concepire n45 come abbreviazione per 45.000. Quindi, quando hai finito con il tuo documento, puoi cercare tutte le istanze di n45 e sostituirle con 45.000.

Il quarto metodo prevede l’utilizzo di voci di glossario. Quando si utilizza per la prima volta il valore o il testo, assegnarlo a una voce di glossario. (Le voci di glossario sono state discusse in un numero precedente di WordTips.) Ad esempio, potresti assegnare 45.000 al nome di glossario n45. Quindi, ogni volta che digiti n45, puoi premere F3 e il nome viene espanso al numero completo. Per fornire una maggiore flessibilità, puoi bypassare il metodo F3 e seguire questi passaggi:

  1. Alla prima istanza del riferimento, definisci il valore di glossario come faresti normalmente.

  2. Nel punto successivo in cui è necessario lo stesso valore o testo, inserire un campo premendo Ctrl + F9.

  3. All’interno del campo, digitare AUTOTEXT _ [nome] _, dove _ [nome] _ è il nome della voce di glossario definita nel passaggio 1.

  4. Ripetere i passaggi 2 e 3 per ogni occorrenza del valore o del testo.

Potresti notare che questa serie di passaggi è molto simile al metodo dei segnalibri. Il vantaggio di utilizzare il glossario in questo modo è che può essere facilmente aggiornato. È sufficiente modificare la voce di glossario, aggiornare i campi e tutte le istanze vengono modificate automaticamente in tutto il documento. Se si utilizza l’approccio F3, la voce di glossario non può essere aggiornata automaticamente.

Il quinto (e ultimo) metodo prevede l’utilizzo delle proprietà del documento. La maggior parte degli utenti di Word sa che Word mantiene una serie di proprietà per i documenti. Queste proprietà includono cose come la dimensione del documento, l’ultima volta che è stato aggiornato e simili. Puoi anche definire proprietà personalizzate che agiscono come variabili per il tuo documento. Per definire una proprietà personalizzata, segui questi passaggi:

  1. Scegli l’opzione Proprietà dal menu File. Ciò visualizza la finestra di dialogo Proprietà.

  2. Fare clic sulla scheda Personalizzato. (Vedi figura 1.)

  3. Nel campo Nome, specificare il nome che si desidera associare a questa proprietà. Questo è il nome che utilizzerai in seguito per fare riferimento alla proprietà nel tuo documento.

  4. Nel campo Tipo, seleziona il tipo di proprietà che stai creando.

  5. Nel campo Valore, specificare il valore della proprietà.

  6. Fare clic sul pulsante Aggiungi. La nuova proprietà viene visualizzata nell’elenco delle proprietà nella finestra di dialogo.

  7. Fare clic su OK per chiudere la finestra di dialogo Proprietà.

Ora sei pronto per utilizzare la nuova proprietà del documento all’interno del tuo documento.

Lo fai più o meno allo stesso modo in cui utilizzi i segnalibri e le voci di glossario per questo stesso scopo.

  1. Posiziona il cursore nel punto in cui desideri che appaia il riferimento.

  2. Inserisci un campo premendo Ctrl + F9.

  3. All’interno del campo, digitare DOCPROPERTY _ [nome] _, dove _ [nome] _ è il nome della proprietà del documento definita in precedenza.

  4. Ripetere i passaggi da 1 a 3 per ogni occorrenza del valore o del testo.

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(Microsoft Word è il software di elaborazione testi più popolare al mondo.) Questo suggerimento (15) si applica a Microsoft Word 97, 2000, 2002 e 2003.