La funzionalità di stampa unione di Word viene spesso utilizzata per creare ciò che si chiamava “lettere modulo” o per creare etichette da un elenco di singoli dati. Un altro utilizzo per la stampa unione, tuttavia, è utilizzarlo per creare documenti completi da un gruppo di singole parti. È possibile utilizzare la stampa unione per completare facilmente documenti standard con elementi ben definiti che devono essere modificati ogni volta che il documento viene composto.

Nel tempo potresti sviluppare documenti di origine da utilizzare con la tua azienda.

Ad esempio, se la tua attività riguarda la pianificazione successoria, potresti sviluppare documenti relativi a poteri di nomina, direttive sanitarie, accordi fiduciari, testamenti, atti immobiliari, ecc. Ogni documento potrebbe avere molti degli stessi elementi: nomi di parti (come come creatori di documenti, beneficiari e amministratori fiduciari), date, indirizzi (contee, città, strade, stati, codici postali), sessi, ecc. Poiché questi elementi sono comuni, sembra logico posizionare i campi di unione nei punti dei documenti in cui gli elementi comuni sono obbligatori.

È quindi possibile creare un file di input dei dati costituito da una tabella di Word con le specifiche per ogni client. Queste informazioni possono essere facilmente inserite su un CD e conservate nella cartella di un cliente. Una macro, avviata da combinazioni di tasti semplici e facili da ricordare, potrebbe quindi essere utilizzata per creare il documento unito finale.

Il vantaggio è che un approccio come questo consente di creare interi set di documenti in breve tempo. Utilizzando la stampa unione in questo modo, puoi produrre esattamente ciò di cui hai bisogno molto rapidamente. Ad esempio, se tu fossi (di nuovo) nel settore della pianificazione successoria, potresti essere in grado di creare un contratto fiduciario efficiente in materia di tasse di morte piuttosto lungo, uno o più testamenti, poteri di nomina, serie di direttive sanitarie, elenchi di istruzioni e campioni lettere e altri documenti correlati in meno di mezz’ora.

WordTips è la tua fonte di formazione economica su Microsoft Word.

(Microsoft Word è il software di elaborazione testi più popolare al mondo.) Questo suggerimento (1307) si applica a Microsoft Word 97, 2000, 2002 e 2003. È possibile trovare una versione di questo suggerimento per l’interfaccia a nastro di Word (Word 2007 e più tardi) qui:

Using Mail Merge to Complete Documents.