Quando si crea il documento principale di stampa unione, si utilizzano i campi unione per indicare dove Word deve inserire le informazioni che estrae dall’origine dati. Dopo aver avviato il processo di stampa unione (come descritto nel suggerimento precedente), è possibile inserire facilmente i campi di unione appropriati. Di nuovo, il modo in cui lo fai dipende dalla tua versione di Word.

Se si utilizza Word 97 o Word 2000, si utilizzano gli strumenti sulla barra degli strumenti Stampa unione. Questa barra degli strumenti viene visualizzata automaticamente ogni volta che si apre un documento di stampa unione principale a cui è allegata un’origine dati.

I due pulsanti principali che utilizzerai sono i seguenti:

Insert Merge Field . * Questo pulsante consente di selezionare, in base al nome dell’intestazione del campo, le informazioni da inserire nel documento finito.

Ad esempio, se hai un campo denominato LastName nell’origine dati, puoi selezionare quel campo quando fai clic con il mouse sul pulsante Inserisci campo unione.

Insert Word Field . * Questo pulsante consente di inserire altri tipi di campi di controllo nel documento. Questi campi non rappresentano i dati, ma controllano invece il modo in cui Word crea il documento finale in base alle informazioni nel file di dati. Ad esempio, puoi inserire un campo condizionale che verificherebbe il valore di un campo nell’origine dati e includerebbe informazioni solo se una determinata condizione è stata soddisfatta.

Se utilizzi Word 2002 o Word 2003, scegli cosa includere dalle opzioni presentate nel riquadro delle attività. Se desideri inserire un campo di unione, fai clic sul collegamento Altri elementi per vedere quali campi di unione sono disponibili. In realtà, è più semplice visualizzare la barra degli strumenti Stampa unione in Word 2002 o Word 2003 e quindi utilizzare gli strumenti disponibili. Scegliere Barre degli strumenti dal menu Visualizza e quindi scegliere Stampa unione.

È quindi possibile inserire i campi proprio come faresti in Word 97 o Word 2000.

Il modo migliore per imparare a utilizzare i campi unione è sperimentare. Prova a utilizzare campi diversi e guarda cosa succede. Puoi imparare un bel po ‘in questo modo e sarai più felice con i documenti uniti risultanti.

WordTips è la tua fonte di formazione economica su Microsoft Word.

(Microsoft Word è il software di elaborazione testi più popolare al mondo.) Questo suggerimento (1370) si applica a Microsoft Word 97, 2000, 2002 e 2003. È possibile trovare una versione di questo suggerimento per l’interfaccia a barra multifunzione di Word (Word 2007 e più tardi) qui:

Using Merge Fields.