Word stabilisce una relazione molto stretta tra documenti e modelli. Quando un documento viene creato, è sempre basato su un modello.

Inoltre, puoi allegare modelli a documenti specifici per modificare gli stili e le altre funzionalità disponibili per quel documento.

Quando hai un documento aperto in Word, il modello allegato a quel documento viene aperto anche dal programma. Ciò significa che Word ha accesso immediato alle informazioni nel modello, ma può anche presentare problemi in un ambiente di rete. Non è insolito che i modelli necessari a molti utenti vengano archiviati su un’unità di rete. In questo modo, gli utenti possono accedere al modello tramite la rete.

Naturalmente, poiché Word apre il modello quando un documento che utilizza quel modello è aperto, significa che lo stesso modello può essere aperto, automaticamente, da molti utenti diversi contemporaneamente. Questo non rappresenta un vero problema per Word, ma può presentare un problema se sei responsabile della gestione degli aggiornamenti ai modelli dell’azienda. Non puoi aprire e modificare un modello se è utilizzato da qualcun altro che ha un documento aperto che utilizza quel modello. Cosa fare?

Questo è un problema comune e si riduce a un problema di gestione più che a un problema tecnologico. Non è possibile per un amministratore (la persona responsabile dei modelli) forzare una “disconnessione” tra un documento e un modello. Ciò significa che ci sono solo due modi in cui puoi eventualmente lavorare sui modelli che devi modificare.

Innanzitutto, puoi dire a tutti di chiudere i propri documenti e uscire da Word mentre esegui l’aggiornamento. A seconda delle dimensioni del tuo dipartimento, questo potrebbe essere possibile. Se si hanno centinaia di utenti, tuttavia, questo approccio diventa meno fattibile, soprattutto se qualcuno potrebbe essere lontano dalla propria scrivania con un documento ancora aperto sul proprio sistema. (Dovresti andare alla loro scrivania e chiudere manualmente il documento da solo.)

La seconda soluzione possibile è mantenere i duplicati dei modelli.

Questi duplicati potrebbero trovarsi su un’unità locale o su un’unità di rete a cui solo tu hai accesso. I duplicati dovrebbero avere nomi diversi rispetto ai modelli condivisi. Ad esempio, se hai un modello condiviso chiamato BusLtr.dotm, potresti avere il duplicato MasterBusLtr.dotm.

I modelli duplicati significano che puoi caricare e modificare i duplicati, quindi copiare il modello modificato sopra il modello condiviso in un momento in cui non è in uso. Ad esempio, potresti arrivare la mattina presto, prima che i computer siano in uso, e copiare il modello duplicato nella cartella condivisa (utilizzando il nome del modello condiviso) in modo che il modello sia disponibile per l’uso da parte di altri quando iniziano ad arrivare a l’ufficio.

C’è un’altra linea guida di gestione che dovrebbe andare di pari passo con le procedure sopra descritte: assicurati che i tuoi modelli condivisi, quelli sull’unità di rete, si trovino in una cartella di sola lettura. In questo modo gli utenti della rete non possono apportare modifiche, involontarie o intenzionali, ai modelli. In qualità di amministratore dei modelli, dovresti avere la possibilità di scrivere nella cartella, ma altri no.

In questo modo, mentre esegui gli aggiornamenti nelle copie dei modelli, puoi spostarli nella cartella condivisa di sola lettura come già descritto.

WordTips è la tua fonte di formazione economica su Microsoft Word.

(Microsoft Word è il software di elaborazione testi più popolare al mondo.) Questo suggerimento (284) si applica a Microsoft Word 97, 2000, 2002 e 2003. È possibile trovare una versione di questo suggerimento per l’interfaccia a barra multifunzione di Word (Word 2007 e più tardi) qui:

Working on Shared Templates.