È abbastanza comune, nell’era dell’elettronica, che i documenti di Word vengano inviati in tutto il mondo come allegati di posta elettronica. La facilità con cui ciò viene fatto è sbalorditiva per quelli di noi che ricordano i “vecchi tempi” del personal computer. Se ricevi un documento di Word come allegato di posta elettronica, ci sono un paio di cose da tenere a mente.

Innanzitutto, se il documento proviene da una fonte non attendibile, assicurati di disporre di una sorta di protezione antivirus. L’allegato che ritieni sia un documento potrebbe, infatti, non essere un vero documento. Potrebbe trattarsi di programmi antivirus o worm che vengono eseguiti direttamente se si fa doppio clic sull’allegato. È anche possibile che il documento stesso contenga una o due macro che potrebbero essere pericolose per il sistema.

In secondo luogo, se prevedi di apportare modifiche al documento ricevuto, assicurati di salvare il documento come un file normale prima di modificarlo. In altre parole, non fare doppio clic sull’allegato e quindi apportare le modifiche. Ecco perché: quando si fa doppio clic sull’allegato, la maggior parte dei programmi di posta elettronica salva il file in una directory temporanea e quindi utilizza Word per aprirlo. Quando chiudi il documento, tutte le modifiche apportate vengono salvate nel file nella directory temporanea, non vengono salvate nell’allegato stesso. È anche possibile che il programma di posta elettronica elimini semplicemente il file temporaneo nella directory temporanea. In questo caso, tutte le modifiche vengono perse completamente.

La soluzione migliore è salvare esplicitamente l’allegato come file. Quindi, all’esterno del programma di posta elettronica, è possibile utilizzare Word per caricare il file e apportare modifiche. In questo caso, il file ricevuto funziona come ci si aspetterebbe. Se poi vuoi inviare il file modificato a un’altra persona, tutto ciò che devi fare è allegarlo a un diverso messaggio di posta elettronica e inviarlo per strada.

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(Microsoft Word è il software di elaborazione testi più popolare al mondo.) Questo suggerimento (160) si applica a Microsoft Word 97, 2000, 2002 e 2003. È possibile trovare una versione di questo suggerimento per l’interfaccia della barra multifunzione di Word (Word 2007 e più tardi) qui:

Lavorare con i documenti inviati per posta elettronica.