Justin sta mettendo insieme un documento che ha molti riferimenti che assomigliano a “ABC 12:34” e vuole creare voci di indice per tutti loro.

È in grado di utilizzare i caratteri jolly in Trova e sostituisci per trovare questi riferimenti, ma non è stato in grado di trovare un modo per creare una voce di indice per ogni istanza trovata.

Un modo per creare l’indice desiderato è affidarsi a quello che Microsoft chiama un “file di concordanza”. Questo non è altro che un elenco di cose che vuoi indicizzare e un’indicazione di come vuoi che siano indicizzate. Word utilizza quindi il file di concordanza come guida per aggiungere le voci di indice al documento principale.

Diamo prima un’occhiata al file di concordanza. È costruito in modo molto semplice e non contiene altro che una singola tabella a due colonne. Nella colonna di sinistra, ogni riga dovrebbe indicare un termine diverso che desideri indicizzare nel documento principale. Nel caso di Justin, avrebbe bisogno di elencare ogni combinazione unica di “ABC 12:34”. Nella colonna di destra ogni riga conterrebbe la voce di indice desiderata per il termine a sinistra. In molti casi ciò può significare che la colonna di destra ripete semplicemente ciò che è a sinistra, ma non lo sarebbe necessariamente se si desidera specificare una formulazione diversa per la voce dell’indice o se si desidera includere una voce secondaria. (Se vuoi una voce secondaria, dovresti usare la voce dell’indice principale seguita da due punti e poi la voce secondaria.)

Una volta completato il file di concordanza, salvalo. Ora puoi aprire il tuo documento principale e seguire questi passaggi:

  1. Visualizza la scheda Riferimenti della barra multifunzione.

  2. Vicino al lato destro della barra multifunzione, nel gruppo Indice, fare clic sullo strumento Inserisci indice. Word visualizza la finestra di dialogo Indice. (Vedi figura 1.)

  3. Fare clic sul pulsante AutoMark. Word visualizza una finestra di dialogo che sembra molto simile a una finestra di dialogo Apri standard.

  4. Utilizza gli strumenti nella finestra di dialogo per individuare e selezionare il file di concordanza creato.

  5. Fare clic su Apri.

Questo è tutto; Word utilizza il contenuto del file di concordanza come guida per l’aggiunta di voci di indice al documento principale. Al termine, puoi inserire il tuo indice dove vuoi.

Una cosa che trovo utile ogni volta che permetto a Word di eseguire una sorta di operazione di massa su un documento è assicurarmi di mantenere una copia extra del documento in giro. Pertanto, prima di applicare il file di concordanza utilizzando i passaggi precedenti, potresti voler fare una copia del tuo documento inalterato. Questa è semplicemente una precauzione di sicurezza nel caso in cui io, personalmente, abbia incasinato qualcosa nel file di concordanza.

Se non vuoi seguire il percorso per creare un file di concordanza, puoi usare una macro per aggiungere le voci dell’indice. Questo è un esempio:

Sub CreateManyIndexEntries()

Dim sFindPattern As String     Dim sTemp As String

' Indicate the pattern to find     sFindPattern = "^$^$^$ ^#^#:^#^#"



' Jump to beginning of document     Selection.HomeKey Unit:=wdStory

' Find first instance of pattern     Selection.Find.ClearFormatting     With Selection.Find         .Text = sFindPattern         .Replacement.Text = ""

.Forward = True         .Wrap = wdFindStop         .Format = False         .MatchCase = False         .MatchWholeWord = False         .MatchWildcards = False         .MatchSoundsLike = False         .MatchAllWordForms = False         .IgnoreSpace = False     End With     Selection.Find.Execute

While Selection.Find.Found         ' Create what we want for index entry,         ' ensuring that any colons are escaped out         sTemp = Replace(Selection, ":", "\:")



' Create the actual index entry         ActiveDocument.Indexes.MarkEntry _           Range:=Selection.Range, _           Entry:=sTemp, _           EntryAutoText:="", _           CrossReference:="", _           CrossReferenceAutoText:="", _           BookmarkName:="", _           Bold:=False, _           Italic:=False

' Set up next Find operation         Selection.Collapse wdCollapseEnd         Selection.Find.Execute     Wend End Sub

La macro salta all’inizio del documento e trova la prima istanza di qualunque cosa si trovi nella variabile sFindPattern. Come mostrato sopra, la variabile contiene uno schema: tre lettere seguite da uno spazio, poi due cifre, due punti e due cifre. (Questo è il modello specificato da Justin.) Se viene trovata una corrispondenza, viene creata una voce di indice che corrisponde a ciò che è stato trovato. La voce di indice viene inserita nel documento e quindi viene cercata l’occorrenza successiva del modello. Questo viene ripetuto per ogni istanza del motivo nel documento.

L’approccio macro è più un metodo di forza bruta per creare le voci dell’indice. Questo perché non è flessibile come usare il file di concordanza; non gestisce la creazione di voci di indice diverse da quelle che stai cercando, né gestisce voci secondarie.

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