Francesco ha più documenti che, ai fini di un sommario, deve trattare come un unico documento. Si chiede se esiste un modo per creare un sommario che si estenda effettivamente su più documenti.

In realtà ci sono tre modi per farlo. Descriverò rapidamente due degli approcci e poi dedicherò un po ‘più di tempo al terzo.

Il primo approccio consiste nel creare semplicemente un nuovo documento e quindi copiare il contenuto di ciascuno dei tuoi file in quel nuovo documento, nell’ordine corretto. Supponiamo che tu abbia una serie di documenti denominati Chap01, Chap02, Chap03 e fino a Chap32. Dovresti aprire ciascuno di questi file, a turno, premere Ctrl + A per selezionare tutto nel file, passare al nuovo documento e premere Ctrl + V. Mentre lo fai, il nuovo documento diventa sempre più grande (ovviamente), ma una volta completato puoi aggiungere facilmente un sommario all’inizio del documento.

Onestamente, questo approccio richiede molto lavoro e non è particolarmente flessibile. Ogni volta che modifichi uno dei documenti devi ripetere il processo per ottenere un nuovo sommario. Quindi, non consiglierei questo particolare approccio.

Il secondo approccio consiste nell’utilizzare un documento master e documenti secondari. Questa è una funzionalità incorporata in Word che consente di definire un “documento contenitore” (il documento master) e identificare altri documenti che dovrebbero essere inclusi nel contenitore (i documenti secondari). Per creare un documento master, segui questi passaggi:

  1. Crea un nuovo documento. Assicurati che utilizzi lo stesso modello dei documenti che desideri includere nel sommario.

  2. Visualizza il documento in visualizzazione struttura. (Visualizzare la scheda Visualizza della barra multifunzione e fare clic sullo strumento Struttura nel gruppo Visualizzazioni.)

  3. Assicurati che la scheda Struttura della barra multifunzione sia visualizzata. (Dovrebbe essere visualizzato per impostazione predefinita quando si passa alla visualizzazione Struttura.)

  4. Nel gruppo Documento master, fare clic sullo strumento Mostra documento. Word espande gli strumenti nel gruppo Documento master.

  5. Fare clic sullo strumento Inserisci, visibile nel gruppo Documento master.

Word visualizza la finestra di dialogo Inserisci documento secondario. (Questa finestra di dialogo è molto simile a una finestra di dialogo Apri standard.)

  1. Utilizzando i controlli nella finestra di dialogo, individuare e selezionare il primo documento che si desidera includere nel sommario.

  2. Fare clic su Apri. Word inserisce il contenuto del documento, circondato da interruzioni di sezione.

  3. Ripetere i passaggi da 5 a 7 per ciascuno degli altri documenti che si desidera includere.

  4. Inserisci e genera il tuo sommario come faresti normalmente.

Se decidi di utilizzare questo approccio (creando un documento master), comprendi che ci sono numerose storie dell’orrore legate al loro utilizzo.

Molte persone considerano i documenti master il modo più veloce disponibile per corrompere i documenti di Word. Poiché questa è una possibilità, ti consigliamo di assicurarti di proteggerti mantenendo copie di backup di tutti i tuoi documenti originali senza che tali backup facciano parte di un documento master. Puoi trovare ulteriori informazioni sulla corruzione dei documenti master in questa pagina su http://word.mvps.org [sito MVP di Word]:

http://wordmvp.com/FAQs/General/WhyMasterDocsCorrupt.htm

Il terzo approccio consiste nell’utilizzare i codici di campo per combinare i documenti in un unico documento. Questo approccio ha il minor numero di inconvenienti che riesco a trovare, quindi è quello che suggerirei. Segui questi passaggi:

  1. Crea un nuovo documento. Assicurati che utilizzi lo stesso modello dei documenti che desideri includere nel sommario. Assicurati che il punto di inserimento si trovi all’inizio del documento.

  2. Visualizza la scheda Inserisci della barra multifunzione.

  3. Fare clic sullo strumento Parti rapide nel gruppo Testo. Word mostra alcune scelte sotto lo strumento.

  4. Fare clic sul campo. Word visualizza la finestra di dialogo Campo.

  5. Scegli Indici e tabelle dall’elenco Categorie (angolo in alto a sinistra della finestra di dialogo). (Vedi figura 1.)

  6. Seleziona RD dall’elenco dei nomi dei campi. Word regola l’aspetto della finestra di dialogo per includere una casella Nome file o URL.

  7. Nella casella Nome file o URL inserisci il nome del primo file che desideri includere nel sommario.

  8. Fare clic su OK. Word inserisce il campo nel documento.

  9. Premi Invio una volta.

  10. Ripetere i passaggi da 2 a 9 per ciascuno degli altri documenti che si desidera includere.

  11. Inserisci e genera il tuo sommario come faresti normalmente.

Anche se il percorso del codice di campo RD è l’approccio più sicuro, tieni presente che se stai usando Word 2013 potresti riscontrare un bug nell’implementazione dei codici RD. Saprai se hai riscontrato il bug se i numeri di pagina generati per un file sono tutti uguali. Apparentemente puoi aggirare il bug avendo tutti i file di riferimento aperti in Word quando generi (o rigeneri) il sommario. È inoltre possibile, se lo si desidera, modificare tutti i codici di campo RD in codici di campo INCLUDETEXT, ma se si sceglie di farlo sarà necessario inserire un’interruzione di sezione prima e dopo ogni codice di campo.

Se desideri ulteriori informazioni sull’utilizzo di questo terzo approccio, dai un’occhiata a queste risorse:

http://mousetrax.com/mastdoc.html

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(Microsoft Word è il software di elaborazione testi più popolare al mondo.) Questo suggerimento (3318) si applica a Microsoft Word 2007, 2010 e 2013.