Greg ha una serie di stili che deve implementare all’interno della sua organizzazione. C’è un gran numero di utenti nell’organizzazione e Greg non può sostituire le loro singole copie del modello Normal.

Inoltre, gli stili devono essere disponibili anche tramite modelli personalizzati esistenti. Tutti i modelli (normali e personalizzati) sono sui singoli sistemi degli utenti. Greg è alla ricerca di suggerimenti su come distribuire gli stili in modo che siano accessibili a tutti gli utenti e abbiano la precedenza sugli stili con lo stesso nome che potrebbero già esistere nei modelli sui loro sistemi.

In realtà, le persone fanno la stessa domanda di Greg (in una forma o nell’altra) da anni. Il motivo per cui è stato chiesto così a lungo è perché non c’è davvero una buona risposta – almeno non una che può essere “imposta” su un’implementazione locale di Word e catturare tutti i “trucchi”

che sono possibili. Non appena pensi di avere tutti gli stili coperti, in qualche modo, la macchina locale di qualcuno farà qualcosa di strano (come rinominare uno dei tuoi stili automaticamente per qualche strana ragione) e poi l’utente è bloccato a cercare di capire come per gestire quella situazione. Se scelgono male, il documento potrebbe essere propagato attraverso l’organizzazione con lo stile errato applicato.

L’approccio utilizzato dalla maggior parte delle aziende è quello di elaborare un buon insieme di standard e regole (magari codificati in una guida di stile aziendale) e quindi addestrare gli utenti a riconoscere tali standard e utilizzarli. È ironico e un po ‘triste che le aziende spendano migliaia di dollari in computer e software e poi si rifiutano di spendere un po’ di più per addestrare le persone a utilizzare questi strumenti nel modo migliore per l’azienda.

Le aziende presumono che tutti siano informatici e quindi si comportano in modo sorpreso quando si verifica il caos, a livello di documento.

Lavorando con tali standard e regole, ti consigliamo di creare una serie di modelli ufficiali che supportino e implementino gli standard e le regole. Ciò, senza dubbio, includerà la creazione di un modello Normale organizzativo. Questo modello deve essere posizionato su un percorso di rete condiviso e protetto in modo che non possa essere aggiornato da un gran numero di utenti che vi accederanno. Se si desidera conservare una copia locale per ogni persona, l’amministratore di rete può scaricare automaticamente il modello Normal sul computer locale ogni volta che qualcuno accede alla rete. In questo modo eventuali modifiche apportate a livello aziendale potrebbero essere “spinte” agli utenti locali.

Una volta che gli standard e le regole sono stati implementati, l’organizzazione può esaminare periodicamente i documenti prodotti dagli utenti per vedere se tali standard e regole vengono seguiti. Nel tempo, ciò consentirà ai tuoi utenti di diventare più abili nell’utilizzo di uno standard organizzativo a vantaggio dell’intera organizzazione.

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(Microsoft Word è il software di elaborazione testi più popolare al mondo.) Questo suggerimento (5958) si applica a Microsoft Word 2007 e 2010.