Emily ha chiesto informazioni su un problema che aveva con i riferimenti alle pagine negli indici per un documento lungo. Sembra che quando ha inserito l’indice, alcuni dei numeri di pagina fossero scostati da una a tre pagine.

La prima cosa da controllare sono le impostazioni per il testo nascosto nel documento. Quando si inseriscono i codici indice, vengono inseriti come campi a cui è stato applicato l’attributo nascosto. Word determina il conteggio delle pagine in base a ciò che è visibile sullo schermo, non necessariamente a ciò che viene stampato.

Pertanto, è necessario assicurarsi che la visualizzazione del testo nascosto sia sincronizzata con la stampa del testo nascosto.

Cosa succede se le impostazioni non sono sincronizzate? Se viene visualizzato del testo nascosto (in altre parole, puoi vedere i codici delle voci dell’indice, come \ {XE “la mia parola indicizzata”}), lo spazio occupato da quei codici visibili viene conteggiato nel conteggio totale delle pagine. Nel corso di un lungo documento, ciò può influire notevolmente sull’impaginazione. Tuttavia, se Word è configurato per non stampare testo nascosto, i numeri di pagina dell’indice, che si basano su ciò che viene visualizzato e non su ciò che viene stampato, non corrisponderanno ai numeri di pagina effettivi sulla stampa. (Ricorda che la visualizzazione e la stampa del testo nascosto sono controllate indipendentemente l’una dall’altra.)

La soluzione a questa situazione è abbastanza semplice. Tutto quello che devi fare è seguire questi passaggi:

  1. Visualizza la finestra di dialogo Opzioni di Word. (In Word 2007 fare clic sul pulsante Office e quindi su Opzioni di Word. In Word 2010 e versioni successive, fare clic sulla scheda File della barra multifunzione e quindi su Opzioni.)

  2. Sul lato sinistro della finestra di dialogo fare clic su Visualizza. (Vedi figura 1.)

  3. Assicurati che le caselle di controllo Testo nascosto e Mostra tutti i segni di formattazione siano deselezionate.

  4. Scorri un po ‘più in basso nella finestra di dialogo e assicurati che la casella di controllo Stampa testo nascosto sia selezionata.

  5. Fare clic su OK.

  6. Posiziona il punto di inserimento ovunque all’interno dell’indice.

  7. Premere F9 per aggiornare l’indice.

I numeri di pagina dell’indice e i numeri di pagina di stampa dovrebbero ora essere sincronizzati tra loro. In caso contrario, è possibile che il documento contenga caratteri che, per qualsiasi motivo, possono essere visualizzati ma non stampati. Questi influenzerebbero l’impaginazione visualizzata, e quindi i numeri di pagina dell’indice, ma non l’impaginazione stampata. Puoi scoprire se questo è il caso confrontando attentamente la tua stampa con ciò che viene visualizzato sullo schermo.

Infine, se queste soluzioni continuano a non correggere eventuali disparità di numero di pagina, è possibile che il documento sia danneggiato in qualche modo.

Ciò può verificarsi in alcuni documenti, in particolare nei documenti utilizzati nel corso degli anni e che hanno avuto le loro radici in un diverso programma di elaborazione testi. Puoi provare ad aprire il file in WordPad e quindi utilizzare il comando Salva con nome di WordPad per salvare nuovamente il documento. Questo eliminerà molti dei codici avanzati supportati da Word ma non da WordPad.

Se il problema persiste, l’unica cosa che resta da fare è eliminare tutta la formattazione e tornare al testo normale. Seleziona tutto il testo nel documento (Ctrl + A), copialo (Ctrl + C) e incollalo in un editor di testo come Blocco note. È quindi possibile copiarlo da Blocco note e incollarlo di nuovo in un nuovo documento di Word. Questo processo eliminerà eventuali codici di formattazione spuri che potrebbero danneggiare il documento. L’unico problema con un approccio così drastico, ovviamente, è che il tuo documento ora è completamente non formattato e devi riformattarlo e inserire di nuovo i codici indice.

WordTips è la tua fonte di formazione economica su Microsoft Word.

(Microsoft Word è il software di elaborazione testi più popolare al mondo.) Questo suggerimento (9718) si applica a Microsoft Word 2007, 2010, 2013 e 2016. Puoi trovare una versione di questo suggerimento per la vecchia interfaccia del menu di Word qui:

Improper Index Page Numbers.