Gestione dei modelli aziendali (Microsoft Word)
In un ambiente aziendale che utilizza Word, non è raro che l’azienda abbia sviluppato un set standard di modelli che definiscono il “look”
ricercato per comunicazioni aziendali. Sfortunatamente, se gli utenti apportano modifiche agli stili all’interno dei modelli (ci sono molti modi per farlo senza nemmeno provare intenzionalmente), i modelli originali possono facilmente danneggiarsi.
Ad esempio, supponiamo che Maria utilizzi il modello aziendale per creare una lettera e quindi la salvi su disco. Successivamente, Bill crea una lettera utilizzando lo stesso modello, ma apporta un paio di modifiche agli stili durante la creazione e il salvataggio del suo documento. La prossima volta che Mary aprirà la sua lettera, le modifiche di stile apportate da Bill influenzeranno l’aspetto della sua lettera.
Per aggirare questo problema è necessario un approccio su tre fronti. Innanzitutto, è necessario salvare i modelli aziendali in modo protetto; secondo, è necessario configurare Word per accedervi correttamente; e terzo, devi fare un po ‘di educazione degli utenti.
Innanzitutto, assicurati che i tuoi modelli siano archiviati sul server di rete dell’azienda in una cartella speciale che hai creato solo allo scopo di archiviare i modelli. Assicurati che tutti abbiano accesso alla cartella, ma dovrebbe essere di sola lettura. Inoltre, non fa male assicurarsi che i modelli vengano salvati come di sola lettura. In caso di problemi con l’impostazione e l’archiviazione dei modelli in questo modo, l’amministratore di rete dovrebbe essere in grado di farlo abbastanza rapidamente.
Secondo, segui questi passaggi all’interno di Word:
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Visualizza la finestra di dialogo Opzioni di Word. (In Word 2007, fare clic sul pulsante Office e quindi su Opzioni di Word. In Word 2010 o una versione successiva, visualizzare la scheda File della barra multifunzione e quindi fare clic su Opzioni.)
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Fare clic sull’opzione Avanzate a sinistra della finestra di dialogo.
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Scorri l’elenco delle opzioni fino a visualizzare la sezione Generale.
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Fare clic sul pulsante Percorsi file. Word visualizza la finestra di dialogo Percorsi file. (Vedi figura 1.)
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Assicurati che la specifica dei modelli di gruppo di lavoro punti alla cartella del server di rete speciale impostata nel passaggio precedente.
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Assicurati che l’opzione Modelli utente sia impostata su una cartella privata sul disco rigido dell’utente o all’interno del suo spazio sul server di rete.
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Fare clic su OK.
Terzo, istruire gli utenti che se vogliono apportare modifiche a un modello (in modo che possano utilizzare tali modifiche più e più volte) devono copiare il modello dall’area protetta sul server di rete alla loro area modello utente e dare al modello una nuova nome. (Questa copia dovrebbe avvenire al di fuori di Word, utilizzando le capacità di Windows stesso.)
Ora è possibile apportare modifiche al modello senza influire su nessun altro.
C’è un’interessante tangente alla configurazione di una posizione per i modelli di gruppo di lavoro se si utilizza Word 2013 o una versione successiva: può influire su ciò che si vede quando si sceglie, in Word, di creare un nuovo documento. L’articolo a questo URL terribilmente lungo entra in squisiti dettagli su questa tangente:
https://answers.microsoft.com/en-us/msoffice/forum/msoffice_word-msoffice_custom-mso_2016/word-2016-templates-featured-vs-shared-vs-custom/d23e9c8f-5420-4bcd-84fd-e502e21ab0a5
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(Microsoft Word è il software di elaborazione testi più popolare al mondo.) Questo suggerimento (9444) si applica a Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 e Word in Office 365. Puoi trovare una versione di questo suggerimento per vecchia interfaccia del menu di Word qui: