Fred ha un documento legale di 60 pagine che ha stili da tutta la mappa (come una dozzina di versioni di Titolo 2, numerose distanze di tabulazione anche per lo stesso livello di testo, ecc.). Fred si chiede come possa facilmente, rapidamente e in sicurezza resettare e rendere coerenti tutti questi stili.

Dati i tre requisiti (facilmente, rapidamente e in sicurezza), viene in mente il vecchio adagio: puoi averne due qualsiasi che desideri, e due su tre non sono male!

Seriamente, non esiste un modo rapido per fare quello che stai chiedendo. Il motivo è perché, letteralmente, stai cercando di sbrogliare quella che è diventata una ciotola di spaghetti. Gli editor di varie strisce hanno lottato con questo problema per anni e non è un problema che Microsoft è stata in grado di risolvere. In tutta onestà con Microsoft, non è un problema che è davvero possibile risolvere. Per un solo esempio, supponiamo di avere (come dici tu) una dozzina di versioni del titolo 2 nel documento. Se Microsoft sviluppasse un modo automatizzato per risolvere questo problema, come farebbe l’automazione a sapere quale delle versioni di Titolo 2 era quella corretta? E se avesse scelto in modo errato? Ora, moltiplicalo per una dozzina o più stili diversi di cui hai bisogno nel documento. Il problema va rapidamente di male in peggio e la soluzione potrebbe non essere un miglioramento rispetto al problema originale.

Ciò che esperti redattori hanno fatto per affrontare questo problema è stato inventare le proprie tecniche per “sbrogliare” gli spaghetti. Se il documento è breve e ha relativamente pochi stili errati, potresti essere in grado di lavorare direttamente nel documento. Ecco un approccio:

  1. Apri il documento.

  2. Assicurati che il riquadro Stili sia aperto. (Visualizza la scheda Home della barra multifunzione e fai clic sulla piccola icona in basso a destra nel gruppo Stili.)

  3. Fare clic sul collegamento Opzioni nella parte inferiore del riquadro Stili. Word visualizza la finestra di dialogo Opzioni riquadro stile. (Vedi figura 1.)

  4. Utilizzando l’elenco a discesa Seleziona stili da mostrare, scegliere Nel documento corrente.

  5. Utilizzando l’elenco a discesa Seleziona come viene ordinato l’elenco, scegliere Alfabetico.

  6. Fare clic su OK per chiudere la finestra di dialogo.

  7. Nel riquadro Stile, passa il puntatore del mouse su uno degli stili che desideri rimuovere dal documento. Viene visualizzata una freccia rivolta verso il basso a destra del nome dello stile.

  8. Fare clic sulla freccia rivolta verso il basso e scegliere Seleziona tutte le istanze X.

(La X rappresenterà effettivamente il numero di volte in cui lo stile viene utilizzato nel documento.) Word seleziona tutti i paragrafi o il testo che utilizza lo stile.

  1. Nel riquadro Stile, fai clic sullo stile che desideri applicare al testo selezionato. Lo stile del testo selezionato viene modificato.

  2. Nel riquadro Stile, posiziona il puntatore del mouse sullo stesso stile utilizzato al passaggio 7.

  3. Fare clic sulla freccia rivolta verso il basso e scegliere Elimina XYZ. (XYZ è il nome dello stile.) Word visualizza una finestra di dialogo che chiede se si desidera eliminare lo stile dal documento.

  4. Fare clic su Sì. Lo stile viene rimosso dal documento e scompare dall’elenco di stili nel riquadro Stile.

  5. Ripeti i passaggi da 7 a 12 per ogni stile di cui vuoi sbarazzarti.

Nell’applicare questa tecnica, ti consigliamo di salvare periodicamente il tuo documento in modo da non perdere il tuo lavoro.

Ovviamente, questa tecnica può richiedere del tempo, motivo per cui l’ho menzionata come un buon approccio se stai lavorando con un documento relativamente breve.

Se il documento è davvero incasinato, l’approccio migliore è ricominciare da capo e applicare gli stili come vuoi che vengano applicati. Quando si sceglie un “ricominciare da capo”

approccio, tuttavia, è sempre una buona idea lavorare su una copia del documento problematico, non sull’originale.

Un modo per ricominciare da capo è selezionare l’intero documento (Ctrl + A), quindi premere Ctrl + Q per rimuovere tutta la formattazione esplicita del paragrafo, quindi premere Ctrl + Barra spaziatrice per rimuovere tutta la formattazione esplicita dei caratteri.

Sebbene ciò non eliminerà gli stili indesiderati dal documento, ti consentirà di riapplicare gli stili senza la complicazione di gestire una strana formattazione esplicita che potrebbe essere stata applicata.

Per fare un ulteriore passo avanti in questo processo, crea un documento nuovo di zecca basato su un modello che include il tuo set di stili approvato (desiderato).

Con i due documenti aperti (il documento di origine da cui hai rimosso la formattazione esplicita e il documento di destinazione appena creato), segui questi passaggi:

  1. Selezionare tutto nel documento di origine tranne il segno di paragrafo finale. (Il modo più semplice: premi Ctrl + A, tieni premuto il tasto Maiusc e premi il tasto freccia sinistra.)

  2. Premi Ctrl + C. Questo copia tutto nel documento di origine negli Appunti.

  3. Passa al documento di destinazione.

  4. Visualizza la scheda Home della barra multifunzione.

  5. Fare clic sulla freccia in giù sotto lo strumento Incolla. Word visualizza una varietà di opzioni per incollare.

  6. Fare clic sullo strumento Mantieni solo testo. (Sembra un appunti con la lettera A in basso a destra.) Word incolla il testo non formattato dagli Appunti nel documento di destinazione.

  7. Chiudi il documento di origine.

  8. Apri il documento originale. (Hai lavorato dalla copia, non dall’originale, giusto?)

  9. Usando il documento originale come guida visiva, applica gli stili nel documento di destinazione per farlo apparire come desideri che appaia.

Questo suggerimento ha affrontato solo tre possibili tecniche che potresti usare; ce ne sono dozzine di altri che potresti usare e che gli editor usano ogni giorno.

Nella mia esperienza, è quest’ultima tecnica, quella appena descritta, che è probabilmente l’approccio migliore. Non è veloce, diventa più facile con la pratica ed è sicuramente sicuro. Fornisce anche l’approccio più pulito alla creazione di un documento facile da mantenere con il minor numero di possibilità di “trucchi”.

WordTips è la tua fonte di formazione economica su Microsoft Word.

(Microsoft Word è il software di elaborazione testi più popolare al mondo.) Questo suggerimento (13289) si applica a Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 e Word in Office 365.